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Productividad

La confusión Herramienta-Objetivo

Esta mañana he pasado un rato hablando de productividad a unos pocos alumnos de ADE de la UPV en el campus de Alcoy (muy pocos en realidad, cosas del puente). Eso me ha hecho recordar que tenía este articulo en borradores desde hace tiempo y he decidido rematarlo y publicarlo.

La confusión herramienta<->objetivo es muy común en este campo de la productividad aunque también en otras áreas como la informática.

Escucho o leo con frecuencia frases como «quiero implantar GTD en mi empresa», o «quiero conseguir funcionar con GTD», o «quiero conseguir manejar los proyectos de la empresa con Scrum», o programar con Extreme Programming, o TDP, etc.

En el mundo de la informática lo habitual es oir «quiero llevarlo todo a la nube», «quiero virtualizar todos mis escritorios», «quiero meter todos los datos en una SAN», «quiero conseguir que todos usen la herramienta X para hacer Y»…

La pregunta que siempre me viene a la cabeza es ¿por qué? y en muchos casos la respuesta no es evidente: es la solución de moda, he visto que a X le funciona bien, a mi me va bien así que no tiene por qué no ir bien a todo el mundo…

No hay problema en ponerse como objetivo usar una herramienta, siempre que eso venga precedido de un objetivo real al que esa herramienta va a aportar valor, un estudio de qué es lo que se necesita, una comparación de opciones, un estudio del retorno previsto, etc.

Personalmente huyo de siglas y hago poco caso a gurús de las siglas quieren venderme un método como solución a todos mis males, así como tampoco presto demasiada atención a quien viene a venderme la cabina de discos de mis sueños sin haberme preguntado qué es lo que necesito o se ofrece a virtualizar todos mis escritorios sin saber qué es lo que tengo en mi empresa, o me insiste en que su ERP va a mejorar en un 20% la productividad de mis usuarios sin conocer el ERP que yo estoy usando.

El «One size fits all» no se puede aplicar ni a la productividad personal, ni a la productividad en la empresa, ni a los sistemas informáticos, ni a casi ninguna otra cosa que se os pueda ocurrir. Por más simple que hicieramos todos los sistema siempre serán demasiado complejos para que se puedan gestionar todos con un único modelo.

Así pues, si por un casual estás  buscando a alguien que te eche una mano en temas de productividad mi consejo sería huir de cualquiera que vaya con unas siglas por delante como si fueran el bálsamo de Fierabrás para tu empresa o para tí. Las soluciones a sistemas de cualquier tipo son siempre a medida por definición, no entienden de sistemas estándar.

Por más que lo digan muchos, no, el «mágico» GTD no es para todos. Cuando alguien fracasa en su implantación no es siempre que le falte motivación y excusas similares. Simplemente exige un tipo de estructuración mental que para mucha gente es tan difícil de adquirir que si lo consiguieran dejarían de ser ellos mismos. Hay muchas formas de organizarse un día a día productivo sin usar GTD, pese a quien pese.

Cuando inicié este blog publiqué un paso a paso en el que contaba como había empezado yo a organizarme de otra manera que me permitiera ser más productivo. Si alguien ha caido en el error de intentar imitarlo tal cual se habrá dado cuenta de que no le ha funcionado. Y no es que el sistema sea malo, porque a mi me fue bien, es que cualquier sistema puede servir de inspiración para otro, pero no se puede copiar tal cual.

En resumen: primero busca el motivo, el objetivo, luego intenta localizar la herramienta que te ayude y adáptala a tus necesidades, hacerlo al revés no tiene sentido ni funciona. Si el motivo es potente casi cualquier herramienta, mejor o peor, te ayudará. Si el motivo es débil o la herramienta se convierte en el objetivo porque queremos forzar su implantación sin salirnos de sus especificaciones generaremos algún que otro dolor de cabeza innecesario.

Hay unas siglas que pueden dar resultado en gran cantidad de casos, aunque seguro que hay muchos en los que tampoco funcionan (el trabajo asíncrono, por ejemplo, es posible en muchos casos pero no en todos). Las he nombrado en algún otro artículo: TAAR: Trabajo autónomo, asíncrono y responsable. Si funcionan en muchos casos es porque no son un método ni una herramienta, sino una forma de orientar el trabajo, que con métodos y herramientas adecuados a cada empresa suelen dar buenos resultados porque permiten a los empleados aportar más valor.

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