Multitarea, o como empezar de todo sin acabar nada

Esta entrada es una previa a la publicación de la primera parte del taller que aun no he podido rematar. Como en el vídeo muestro el texto que cierra el artículo y no se podrá leer bien, lo anticipo aquí.

Multitasking

La multitarea es ese hábito que nos da la impresión de que estamos haciendo muchas cosas pero que en realidad lo que suele hacer es entorpecer el avance cuando esas cosas requieren de enfoque y concentración. Dejamos una tarea en un punto porque entra un email o un aviso de mención en Twitter, nos llaman y nos ponemos a trabajar en lo que nos han pedido inmediatamente dejando a medias lo que teníamos entre manos. Estamos nerviosos por el poco avance de un par de proyectos y nos dedicamos a intercalar uno con el otro constantemente para avanzar lo más rápido posible, etc.

El modo de trabajo que propongo siempre, centrado en acabar más que en empezar, está reñido con la multitarea. Dependiendo del puesto de trabajo evitar la multitarea puede significar cosas muy distintas, por lo que no hay consejos estandar para todos, pero sí un par de principios básico que cada uno a su nivel debe intentar maximizar: evitar todas las distracciones posibles y trabajar tu capacidad de enfoque.

Ejemplos válidos en muchos casos:

  • si tu trabajo no es contestar emails en tiempo record, quita los avisos de email y decide tu en qué momentos del día vas a revisar tu email. Con esto de paso evitas los avisos de menciones en Twitter, comentarios en Facebook, etc.
  • Si te interrumpen por teléfono para pedirte algo y la empresa no se va a hundir porque tardes una hora en empezar con la petición teléfonica, anota lo que te han pedido en tu sistema y sigue con tu tarea actual hasta que la acabes.
  • Practica el enfoque: aunque tengas 10 proyectos en marcha, cuando estás en uno estás solo en ese. Se consciente de cuando tu mente empieza a divagar con el resto de proyectos, simplemente observa como ha pasado, toma consciencia de ello, y vuelve a tu tarea actual. Esta aparente tontería si la repites con frecuencia te ayudará a que poco a poco empieces a divagar menos con todo aquello que no llevas entre manos en este momento y que por tanto no puedes resolver ahora.
  • Minimiza los cambios de proyecto: si hoy vas a dedicar 4 horas a un proyecto y 4 a otro, hazlo así, en dos bloques, no cambies cada hora ni cada dos horas de proyecto, enlaza todas las horas que puedas dentro de la misma temática para aprovechar la inercia que ya ha cogido tu cerebro en ese tema.
  • Haz pequeños descansos, lo suficientemente breves para no tener que reiniciar la marcha luego. Debes notar que sigues con inercia después del descanso, si te ves obligado a recapitular o notas que te cuesta arrancar es que ha sido demasiado largo. Los periodos largos sin descanso favorecen la pérdida de concentración y la aparición de esos «pensamientos indeseados» con los que no podemos hacer nada ahora pero que siguen ahi molestando.

Este es el texto que aparece en el vídeo. Lo tenía guardado desde hace años en Evernote y no se de dónde lo saqué, pero estaba muy mal traducido, seguramente por un traductor automático, así que el original debe estar en inglés. Si alguien lo conoce que me avise y pondré el enlace. Expresa muy  bien los efectos de caer en la multitarea:

He decidido regar las plantas del jardín. Mientras abro la manguera veo mi coche  muy sucio.

Voy hacia mi coche para darle una pasadita rápida, pero pasando la puerta de casa veo que hay correo nuevo en el buzón. Decido leer el correo antes de lavar el coche.

Pongo la llave del coche encima de la mesa, tiro la publicidad en la papelera debajo de la mesa y veo que está completamente llena.

Entoces decido poner el correo otra vez encima de la mesa para primero vaciar la papelera.

Pero entonces recuerdo que los contenedores de basura están cerca del buzón de correos y puedo aprovechar el viaje para enviar unas facturas que tengo en el despacho.

Voy hacia mi mesa en el despacho, donde encuentro la lata de Coca Cola que he dejado allí. La lata se está calentando, y tengo que llevarla a la nevera para mantenerla fresca.

Mientras bajo hacia la cocina para guardar la lata de cola, veo un jarrón de flores que necasitan agua.

Dejo la cola en la mesa del pasillo y allí veo las gafas que he estado buscando toda la mañana. Decido que debo guardarlas en el cajón de la mesa, pero primero voy a regar las flores.

Dejo las gafas otra vez encima de la mesa, voy a la cocina para llenar un recipiente con agua y veo el control remoto de la televisión. Alguien lo ha dejado en la mesa de cocina.

Seguramente no recordaré donde esta el control remoto si voy a ver la tele este noche, y por tanto decido llevarlo a la salón, pero primero voy a regar las flores.

Al regar las flores derrame un poco de agua al suelo. Dejo el control remoto en la mesa y voy a buscar una toalla para limpiar el suelo.

Luego vuelvo al pasillo e intento recordar que estaba haciendo.

Al final del día:

  • No he regado las plantes del jardín
  • No he limpiado el coche
  • No he vaciado la papelera
  • No he pagado las facturas
  • Tengo una lata de cola calienta en el pasillo
  • Las flores no tienen suficiente agua
  • No sé dónde está el control remoto
  • No puedo encontrar mis gafas
  • Y no recuerdo dónde he dejado la llave del coche

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