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El bloqueo por saturación y la técnica Pomodoro

La técnica Pomodoro consiste básicamente en trabajar concentrados en una tarea durante 25 minutos para a continuación hacer un descanso de 5 minutos y seguir con otro bloque de 25 minutos de concentración.

Es una técnica con muchos miles de fans por todo el mundo que aseguran usarla a diario.

Personalmente la uso en momentos de bloqueo, cuando la cantidad de trabajo pendiente es tan elevada que produce en el cerebro ese efecto que yo llamo «bloqueo por saturación» que hace que uno sea incapaz ni de decidir por dónde empezar y que te hace pensar que hagas lo que hagas es tanto lo que hay por hacer que apenas vas a conseguir avanzar en algo de manera significativa.

En esos momentos es cuando he notado que me va bien esta técnica. Elijo una tarea, aunque sea al azar, y le dedico 25 minutos. Tras esto hago un breve descanso y elijo otra tarea a la que dedico 25 minutos más, o bien sigo con la anterior si no la he finalizado.

Esta manera de actuar rompe esa falsa sensación de que no vas a avanzar apenas nada por mucho que hagas y te pone en marcha. Tras dos o tres pomodoros posiblemente ya has cogido el impulso necesario para seguir sin necesidad de medir tiempos. En muchas ocasiones la mayor dificultad para tener un día productivo es empezar en serio a trabajar de manera concentrada, y ese «truco» de forzarte a hacerlo sabiendo que son solo 25 minutos realmente funciona.

Como técnica para el día a día no me gusta: en una jornada de 8 horas, trabajar con pomodoros significa hacer un total de 80 minutos de descanso. Eso es pasar el 16% de la jornada descansando, lo cual si tienes jefe no le va a gustar demasiado y si no tienes jefe puede que no te guste demasiado a ti. Cuando estas dedicado a buscar tiempo en los rincones de tu jornada laboral para aprovecharlo al máximo no es cuestión de dejar ir 10 minutos de cada hora.

Personalmente me basta con parar unos 5 o 10 minutos cada 2 horas para trabajar relajado y mantener la concentración. La mayoría de mis tareas llevan más de esos 25 minutos, y parar cuando las estoy ejecutando perjudica más que ayuda a mi productividad, ya que a la vuelta de la pausa tengo que recuperar mi concentración con la pérdida de tiempo y el extra de esfuerzo que eso conlleva.

En resumen: pomodoro me parece una buena técnica para ponerse a trabajar en dias duros, pero en mi caso no se adapta bien a mi día a día. La dejo para esos momentos puntuales.

Para controlar el tiempo utilizo el temporizador Tea Timer, para Mac. Hay una aplicación específica para trabajar con la técnica Pomodoro, pero este simple timer hace una buena función para uso esporádico y me permite cambiar su configuración muy rápido cuando necesito otro tipo de alarma.

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Paso a paso (7) – Planificando

Llevamos ya un mes procesando nuestra bandeja de entrada de manera muy rudimentaria. Nuestro método no será del todo efectivo en este momento pero lo importante ahora es asentar el hábito. Cuando incorporemos la planificación al procesamiento habremos dado un pasito más.

De planificación en el trabajo se ha hablado mucho y desde hace muchos años. Hay muchos libros y artículos escritos sobre tiempos, dependencias, etc. y sobre sistemas que tienen algo en común: hacen pasar mucho tiempo planificando hasta niveles de detalle que cualquier contratiempo desmonta y convierten el precioso tiempo dedicado a planificar en tiempo perdido.

Lo que yo uso y propongo es un sistema de planificación muy simple, que apenas consume tiempo, y que no planifica al detalle salvo cuando estamos hablando de tiempos muy cercanos (hoy o mañana).

En el anterior artículo de este paso a paso (procesando) proponía usar durante el procesamiento un sistema que reparte las tareas que no se van a realizar hoy o mañana pero que queremos planificar entre dos carpetas:

  • Cuanto antes
  • Planificado

En la carpeta «Planificado» además proponía dejar en el lunes de cada semana lo que quisiéramos hacer esa semana y en el día 1 de cada mes lo que quisiéramos hacer en un mes en concreto.

Con esta estructura ya en marcha mi sistema de planificación es el siguiente:

  1. Diariamente, al principio de la mañana, repaso las carpetas «Hoy» y «Cuanto antes» de manera que en «Hoy» se quedan aquellas tareas que ya ayer estaban en «Hoy» y no pude realizar, y paso de «Cuanto antes» a «Hoy» aquellas que creo que puedo y debo hacer hoy. Además de esas tareas la carpeta «Hoy» contiene aquellas tareas que en algún momento planifiqué para ese día en concreto.
  2. Semanalmente, los lunes, repaso la carpeta «Hoy», que contiene todas aquellas tareas que he ido planificando en el paso de procesar para la semana que empieza. Las que son para hoy las dejo en «Hoy» y el resto las distribuyo entre el resto de dias de la semana o bien las envío a «Cuanto antes» si no se exactamente cuándo voy a realizarlas. Si decido no hacer alguna tarea esta semana la envío al lunes de la semana en la que la piense realizar o al día 1 del mes correspondiente si no se en qué semana la haré.
  3. Mensualmente, el lunes previo al día 1 del mes siguiente, además de distribuir entre la semana las tareas asignadas a esa semana, distribuyo a lo largo de las semanas del mes siguiente las tareas programadas para el día 1 de ese mes. No asigno días concretos salvo para tareas que vaya a realizar esta semana, solo las asigno al lunes de la semana en las que las quiero realizar, de manera que cuando llegue ese lunes, en el paso 2, les asignaré ya su día.

Y eso es todo. El motivo de que el paso 3 lo haga el lunes previo al día 1 es que empecé planificando el mes el día 1 de cada mes, pero según el día de la semana en que cayera el día 1 a veces al distribuir el mes tenía incompatibilidades con la planificación semanal que previamente había hecho, así que ahora hay un lunes cada mes en el que planifico a la vez la semana y el mes siguiente y ya no tengo ese tipo de choques pues lo trato todo en bloque y a la vez.

Ahora toca, como en el resto de pasos, practicar este hábito durante un mes e ir ajustándolo a las circunstancias de cada uno. Hay quien prefiere por ejemplo planificar la jornada siguiente al final de la jornada actual, porque le permite desconectar y descansar mejor saber que ya tiene el día siguiente planificado. Yo ho hice durante un tiempo, pero una vez lograda la confianza total en el sistema ya no me aportaba más tranquilidad planificar a última hora, y decidí hacerlo antes de empezar la jornada para tener un momento más tranquilo antes de entrar a fondo a realizar mis tareas.

Como orientación, excepto los lunes, nunca consumo más de 5 minutos en planificar. Los lunes en los que planifico la semana puedo estirarme hasta los 8 o 10 minutos, y los de cambio de mes pueden llegar a veces hasta los 15, pero nunca invierto más de 15 minutos en este paso.

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Los pensamientos y la realidad

Seguro que has oído alguna vez eso de que tus pensamientos definen tu realidad. A mi me gusta expresarlo de otra forma: todo es imposible hasta el día en que empiezas a pensar que no lo es.

Mi vida hoy es el imposible de hace 5 años. Hace 3 empecé a pensar que igual no era tan imposible y hace 1 que ya no lo es.

Dejar de pensar que algo es imposible no hace que sea fácil conseguirlo, pero lo hace posible, lo cual es el primer gran paso. Sin ese paso que rompe las barreras autoimpuestas, todo el camino que recorras para mejorar tu productividad personal carecerá de un sentido profundo.

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Un viaje de trabajo en familia

SevillaHace un par de semanas surgió la necesidad de viajar a un pueblo cercano a Sevilla por cuestiones de trabajo. La idea inicial era salir el miércoles de madrugada, hacer los 700 km que separan nuestra casa de Sevilla y volver el viernes por la noche.

Pero comentando el tema en casa se nos ocurrió una idea: tenemos pendiente un viaje a Sevilla, hace tiempo que no salimos todos juntos, ¿y si nos pudiéramos organizar para ir todos y pasar el fin de semana en Sevilla?

Así que rápidamente reorganizamos el viaje: en lugar de buscar un hotel buscamos un apartamento con cocina, porque viajando más días y con las niñas preferimos tener la opción de poder hacer las comidas en casa cuando el cansancio se hace notar.

El miércoles a las 6:00 AM y con las niñas aun durmiendo empezaba el viaje que terminaba a las 13:30 en el aparthotel tras una parada para desayunar, dos para descansar y tres películas Disney en los asientos de atrás.

Los días laborables fueron una curiosa experiencia. Volver al hotel tras el trabajo y tener allí a toda tu familia esperando para dar un paseo es una experiencia diferente y muy agradable. Ya hace unos años vivimos unos meses en esa zona, pero entonces nuestra hija mayor tenía 5 meses y la pequeña obviamente aun no había llegado.

El fin de semana fue muy cansado físicamente pero muy divertido y con un efecto importante en cuando a «cargar pilas». Tapeamos por Triana, visitamos los lugares más emblemáticos respondiendo a contínuos «por qué», y a punto estuvimos de ir a protestar al ayuntamiento ante las insistentes quejas de nuestras hijas por la gran escasez de parques infantiles en el centro de Sevilla.

Una experiencia en resumen que intentaremos repetir cuando surja otra ocasión. Creo que solo o en compañía no está nada mal intentar aprovechar o estirar un viaje de trabajo para disfrutar y relajarse. Si el viaje lo paga la empresa, eso sí, toca que cada uno asuma los gastos de su parte, por supuesto :).

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Los imprevistos

Los imprevistos son los encargados de conseguir cosas como que no haya podido sentarme a escribir un artículo desde hace casi 20 días.

Cuando son realmente imprevistos, son importantes y no hay más remedio que resolverlos, en muchas ocasiones no queda otra que olvidarnos temporalmente de nuestros objetivos principales y dedicarles toda nuestra energía.

Hay otra altenativa, que es abordar estos temas que surgen sin esperarlos intentando mantener el ritmo en el resto de proyectos que llevemos en marcha.

Usar una u otra alternativa dependerá mucho de la dificultad y tiempo que tengamos que dedicarles. En mi caso, en estas últimas semanas, la opción ha sido la primera. Para resolver de manera correcta todo lo que ha surgido necesitaba de buenas dosis de enfoque y concentración, e incluso ha sido necesario alargar un poco mi ya de por si larga jornada laboral.

En estas condiciones mantener activo este blog hubiera supuesto alargar aun más la jornada y escribir con la cabeza ya saturada, lo que aumenta drásticamente el riesgo de bajar la calidad, más cuando uno no es escritor y necesita también tiempo y concentración para intentar escribir algo que tenga sentido.

Cuando estos imprevistos ocurren y tu forma más o menos productiva de trabajar hacia tus objetivos se viene abajo temporalmente, es inevitable no sentirse bien, pero es también conveniente saber que no es nada grave y que hay imprevistos realmente inevitables. Nunca podemos tener controladas el 100% de las variables de lo que mañana puede ocurrir en nuestro trabajo o en nuestra vida.

Cuando sí podemos tener un problema es cuando estos imprevistos realmente no son tales, sino que tener imprevistos se convierte en algo previsible, por estar trabajando dentro de un sistema que funciona en base a ellos, atendiendo continuamente urgencias.

Estos imprevistos no tan imprevistos se deben tratar de otra manera: más importante que resolver la urgencia en cuestión es resolver la causa que ha provocado la urgencia. De otra manera van a seguir repitiéndose y van a seguir actuando como grandes obstáculos contra nuestra productividad.

En próximos artículos hablaré de cómo abordarlos según su origen.

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Paso a paso (6) – Procesando

procesar

Un mes después de empezar a trabajar el hábito de recoger al vuelo cualquier entrada de información valiosa, puede ser un buen momento para empezar a adquirir el hábito de procesar de manera ordenada esa información.

Los detalles exactos de cómo hacerlo dependen de cada uno. Yo empecé a hacerlo como propone Leo, de Zenhabits, en su libro «Zen to done», y apenas he modificado su rutina, porque me va muy bien.

Esta es mi rutina de proceso, que aplico a cada elemento de mi bandeja de entrada

  1. Decidir si realmente he de hacerlo yo o necesito guardarlo. Si no es asi, eliminar.
  2. Si no he de hacerlo yo enviarlo a quien tenga que hacerlo. Si me interesa conocer el resultado de esa acción añado una tarea para mi que es «verificar el resultado de xxxx» y la envío a la bandeja «En espera».
  3. Si he de hacerlo yo y puedo hacerlo en dos minutos lo hago y elimino la entrada.
  4. Si implica acción y lleva más de dos minutos la envío a una carpeta que decido rápidamente.

Y eso es todo. Yo lo hago dos veces por día.. La clave para que funcione bien es hacerlo con TODOS los elementos de la bandeja de entrada hasta vaciarla. Dejar cualquier elemento ahí implica que no quieres tomar una decisión ahora, y eso no es una buena práctica, por el hecho en sí de aplazar la decisión y porque puede hacer que se vaya llenando la bandeja de entrada y que cada vez te de más pereza procesarla porque cada vez te cuesta más al encontrarte más de esos elementos incómodos con los que no sabes qué hacer.

Por mi experiencia, creo que vale también la pena prestar mucha atención a la regla de los dos minutos. Si la aplicas de manera estricta puedes aligerar mucho tu lista de tareas y facilitar el trabajo de tus colaboradores, ya que muchas esperas se ocasionan por acciones que no llevan más de dos minutos pero que el responsable de hacerlas va aplazando.

En el paso 4 hablo de enviar la acción a realizar a una carpeta. También el número exacto y nombre de las carpetas es algo personal. En mi caso me ha venido bien la denominación clásica de GTD:

  • Hoy: tareas que he de hacer hoy mismo
  • Cuanto antes: en mi caso esta carpeta contiene lo que voy a hacer en un plazo máximo de una semana. Si veo que no va a poder ser no lo dejo en esta carpeta, ya que se me llena demasiado y no puedo gestionarla bien.
  • Planificado: asigno una fecha a la tarea. Si no soy capaz de fijar una fecha exacta la asigno al lunes de la semana en la que la pienso hacer. Si no soy capaz de fijar la semana la asigno al día 1 del mes en el que la pienso hacer. En el próximo hábito, planificar, veremos por qué.
  • En espera: tareas que no puedo hacer hasta que ocurra algo o hasta que alguien haga algo.
  • Futuro: tareas o proyectos que guardo para no olvidar pero que no voy a abordar a corto ni medio plazo.

Si ya has adquirido el hábito de recoger, la adquisición de este nuevo hábito puede ya por si solo marcar un antes y un después en tu trabajo.

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La mala prensa del término Productividad

Cuando hablas de aumentar la productividad o de ser más productivo se producen en algunas personas reacciones negativas. Es un término que trae asociadas ciertas connotaciones por el mal uso que se ha hecho de él, ya que en la era industrial se ha asociado casi exclusivamente al hecho de producir más dinero en menos tiempo y con menos recursos.

La productividad en cambio es algo mucho más amplio, que no tiene por qué asociarse al dinero ni al rendimiento de una línea de producción. La productividad, si hablamos en términos personales, no empresariales, es la relación que existe entre el valor que generas y los efectos negativos que eso produce en tu vida y en la de lo demás. La productividad aumenta cuando generas más valor sin producir efectos negativos.

Valor no equivale necesariamente a dinero. Lo que es o no valioso para cada persona es algo que solo cada uno puede saber, pero también es algo en lo que curiosamente no muchos se paran a pensar.

Si para ti ganar mucho dinero es muy importante pero lo haces a costa de comprar papeletas para un infarto no estás siendo nada productivo. Si lo importante para ti es conseguir tiempo para escribir un libro pero lo haces en tu horario laboral, no estás siendo muy productivo porque te estás jugando tu empleo o tus ingresos mensuales si eres autónomo.

En mi caso, por ejemplo, tengo claro que lo que más valor genera ahora mismo, tanto para mi como para los que más quiero, es conseguir tiempo libre para estar con mi familia. Resalto la palabra estar porque es importante entender a lo que me refiero con ella: no significa estar de cuerpo presente mientras la cabeza sigue en el trabajo o distraida con mil cosas, significa estar con todo: cuerpo y mente.

¿Como consigo producir tiempo para ello? Evidentemente, para aumentar ese tiempo no hay más remedio que disminuir otros. Si consigo por ejemplo crear una rutina o un método que nos permite realizar la limpieza de la casa en la mitad de tiempo, el valor que estoy generando no es en realidad tener la casa más limpia en menos tiempo, que es algo no muy valioso de por sí. Lo que estoy produciendo es tiempo libre para estar con mi familia, que sí es algo muy valioso, y lo consigo sin efectos colaterales adversos. Si directamente robo ese tiempo a la limpieza de la casa sin más, si que estoy produciendo efectos negativos, pues la casa acabará con el tiempo en un estado lamentable. En este caso no estaría siendo productivo, mñas bien estaría siendo irresponsable.

Del mismo modo si en mi trabajo consigo organizarme de manera que no me queden flecos sueltos al final del día que tenga que estar recordando en mi tiempo libre, no solo estoy optimizando mi trabajo y trabajando más a gusto, estoy consiguiendo que mi cabeza acompañe a mi cuerpo en el tiempo en que disfruto de los mios. Esto ocurre con bastante frecuencia: una mejora en un área consigue generar una mejora en otra área que tiene aun más valor que la primera.

La productividad personal, la que mide el valor que uno genera para si mismo y para los que le rodean, consiste a mi modo de ver en establecer rutinas productivas en dos casos:

  • Para las cosas que no te gusta hacer: buscar formas de hacerlas lo más rápido posible para producir tiempo que te permita disfrutar de lo que sí te gusta hacer.
  • Para las cosas que sí te gusta hacer: buscar formas de hacerlas que te permitan disfrutar al máximo de ellas. Detectar lo que te molesta y te impide disfrutar a tope, que suelen ser flecos del punto anterior, y proceder a buscar la manera de eliminarlo.

Todos los hábitos de los que iré hablando en este blog permiten trabajar de manera ordenada en abordar estos dos puntos.

La productividad entendida de esta manera no veo que merezca tener connotaciones negativas ¿no crees?

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¿Producir o llenar 8 horas?

Cuando una empresa logra implantar de manera efectiva el teletrabajo obtiene a cambio una gran cantidad de ventajas. Lo curioso es que buena parte de esas ventajas las puede obtener de igual manera manteniendo a los empleados en la oficina pero con los hábitos de trabajo que son necesarios para que el trabajo desde casa tenga éxito.

Son dos, a mi modo de ver, los principales obstaculos que hacen que las empresas no se planteen el teletrabajo como su sistema principal de organización:

  • Los empresarios no tienen métodos que les permitan medir la productividad de sus empleados, por lo que recurren a lo único que sí pueden medir: que estén 8 horas presentes en la oficina, con la esperanza que que estando allí estarán haciendo algo productivo.
  • El perfil medio del empleado (al menos en España) dista mucho de ser el necesario para poder trabajar sin control externo: se necesitan altas dosis de responsabilidad, organizar el trabajo en base a objetivos y capacidad para organizar el tiempo dedicándose en cada momento a aquello que le acerque más a sus objetivos.

Así pues, una empresa que quiera funcionar con trabajadores fuera de la oficina necesita abordar esos dos puntos de manera ineludible:

  • Tanto el empresario como los directivos y mandos intermedios deben buscar la manera de disponer de medios para supervisar la productividad de sus colaborarores en lugar de supervisar la cantidad de horas que calientan la silla, y todos los empleados deben disponer de medios para evaluar su propio trabajo y corregir el rumbo cuando sea necesario.
  • Los empleados deben recibir la formación necesaria para trabajar de manera autónoma y responsable, sin necesidad de estímulo o presión externa para hacer bien su trabajo, organizando su trabajo alrededor de unos objetivos que cumplir, a ser posible definidos por él mismo.

No todos los empresarios son capaces de hacer una apuesta seria por controlar productividad en lugar de horas, y no todos los empleados son capaces de cambiar su forma de trabajo hacia la responsabiidad y el cumplimiento de objetivos, pero cuando hay una apuesta por ambas partes de avanzar por este camino los resultados mejoran de manera inevitable. Y mejoran con independencia de que estos cambios lleven al final a los trabajadores a trabajar en remoto o sigan en la oficina.

Mejoran porque los empresarios y directivos empiezan a tener información de lo que de verdad es importante acerca de sus empleados y colaboradores, y porque los empleados empiezan a trabajar como «adultos», como personas responsables que saben lo que tienen que hacer, lo hacen porque tienen que hacerlo y es importante para ellos y mantienen un seguimiento contínuo de su trabajo para comprobar que no se apartan de sus objetivos.

El cambio hacia este modo de gestión se está produciendo ya de manera lenta pero imparable. En España, como de costumbre, las ondas llegan tarde. Parece que nos mantenemos en la orilla del estanque, y cuando cae una piedra en el centro somos los últimos en enterarnos. De la mano de multinacionales se empezó a trabajar de esta manera en muchas empresas y poco a poco son más las que se apuntan al que sin duda será el sistema de funcionamiento de las empresas en el siglo XXI.

El futuro a medio plazo de la oficina no tiene nada que ver con lo que hoy es una oficina. Tal como yo lo veo la oficina del futuro no muy lejano es dispersa, no tiene un lugar físico común de trabajo. Habrá quien trabaje desde casa y habrá quien no quiera o pueda hacerlo, con lo que se dirigirá a algún despacho alquilado a tal fin cerca de su casa, para evitar grandes desplazamientos, y trabajará desde allí. Las reuniones necesarias (y solo las necesarias) se realizarán también en lugares alquilados a tal fin o en la sede central de la empresa si es que por el producto que vende necesita de esa sede central para almacenar o producir.

Los gobiernos acabarán subvencionando el teletrabajo en cuanto echen cuentas de las emisiones de CO2 que se pueden evitar si todo el ejército de trabajadores de oficina que se mueven cada día se quedan en casa o acuden a un edificio de alquiler de despachos cerca de su casa, al que pueden llegar a pie o en un breve desplazamiento en transporte público.

Pero antes de llegar a ese punto es necesario trabajar en los dos aspectos mencionados antes: el control de lo verdaderamente importante y el trabajo responsable. Con estas dos piezas en marcha el hecho de implantar o no el teletrabajo es una decisión que ya no tiene gran relevancia para el empresario, aunque puede tenerla para el empleado por la mejora que puede suponer en su calidad de vida.

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Paso a paso: 5 – La increible potencia del hábito de recoger

En el anterior post de la serie «paso a paso» hablaba del hábito de recoger al vuelo todo aquello que tenemos que hacer en el momento en que surge, y hacerlo de manera ordenada y fiable, garantizando que revisamos la lista de tareas por hacer como mínimo cada día.

En posteriores artículos iremos refinando este hábito para hacerlo todo lo efectivo que sea posible, pero el simple hecho de hacerlo así, anotando todo en un lugar fiable y revisando a diario ya produce grandes beneficios.

Nuestra memoria a corto plazo es un sistema bastante caótico, de capacidad limitada y que necesita ir refrescandose cada cierto tiempo. De alguna manera se parece a la memoria RAM de un ordenador: su capacidad es limitada y mucho menor que la memoria a largo plazo (disco duro) y si se corta la corriente la información se pierde.

Nuestro cerebro almacena de manera diferente aquello que cree que va a necesitar «para siempre» y aquello que sabe que tiene fecha de caducidad y ya no tendrá sentido en cierto plazo. Este tipo de información necesaria a corto/medio plazo y que ya no se necesitará en el futuro pasa a esa memoria a corto plazo que cuando confiamos en ella juega malas pasadas a nuestra productividad. Si metemos algo en nuestra memoria a corto plazo y surge un asunto importante que impide que refresquemos con cierta frecuencia esa información acaberemos olvidándola. En cambio, si no tenemos algo que nos mantenga totalmente absortos, nuestro cerebro se asegurará de no olvidad esa informacion trayéndola a primer plano cuando le venga bien, independientemente de que en ese momento podamos hacer algo al respecto o no, interrumpiento con ese «flash» los pensamientos que tengamos en ese momento.

Un ejemplo muy simplón:

Nos despertamos por la mañana. Hoy vamos a comer arroz pero vemos que no hay arroz. Tomamos nota mental: «comprar arroz cuando salga del trabajo». Durante la mañana estamos trabajando y nos vienen flashes que nos dicen «recuerda comprar arroz», aunque evidentemente en ese momento poco podemos hacer por eso, y solo contribuyen a hacernos perder la concentración y mantenernos preocupados por si lo olvidamos. Nuestra memoria necesita no olvidar esa tarea y la trae a primer plano periódicamente pues es su manera de «resfrescar» esa información y conseguir que no se pierda. Entramos en una reunión y de nuevo ahi se presenta «compra arroz», y nuestra mente, sin que nos demos cuenta, empieza a elucubrar dónde lo compraremos. Salimos de nuestra reunión y volvemos al trabajo. A última hora nos llama un cliente con un problemón, salimos de la oficina dando vueltas al tema, cogemos el coche, incluso pasamos por delante del supermercado, llegamos a casa, ponemos la llave en la cerradura y entonces vuelve el flash «tenía que haber comprado arroz».

La forma de evitar estos pensamientos y recordatorios mentales que surgen cuando menos los necesitas y se van justo cuando los necesitas es simple y a la vez dificil de implantar al 100%: tener un sistema que nos garantice que todo aquello que es importante hacer está anotado en él y que nos garantice que lo revisamos con la frecuencia necesaria para saber que nada de lo que esté anotado va a quedar sin hacer en el momento en que se debe hacer.

¿Como se que he conseguido que mi sistema funcione? Se sabe. En el momento en que lo logras y estableces el hábito y las rutinas necesarias para que tu sistema funcione y puedas confiar en él al 100% tu mente deja de hacerte esas jugarretas, porque ya no necesita refrescar nada. Eres consciente de que cualquier cosa que tengas que hacer al salir del trabajo está anotada, y como ya has adquirido el hábito de revisar rápidamente tu lista antes de abandonar la oficina estás absolutamente tranquilo de que no vas a dejarlo sin hacer.

Como la mente no distingue entre tareas de trabajo y personales a la hora de traerlas a la mente en momentos inoportunos, mi recomendación es anotarlo todo, ya sea peronal o profesional, pues en mi caso ha sido cuando he dado el paso de anotar también mis tareas personales cuando he notado el «click» en mi cabeza que me ha permitido trabajar realmente tranquilo y disfrutar de mi ocio también totalmente tranquilo y con la seguridad de no estar dejando nada importante por hacer.

El motivo de poner ester hábito en primer lugar y dedicarle un mes entero a adquirirlo y hacerlo bien es que deja tu mente en un estado óptimo para empezar a adquirir otros hábitos que pueden requerir más concentración. Por eso es importante trabajarlo bien y en solitario, sin intentar adquirir otros hábitos a la vez. Si trabajas bien este, el resto vana a ser mucho más fáciles de adquirir.

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Paso a paso: 4 – El hábito de recoger

Tras exponer en los anteriores posts como preparar el entorno y como considero que se debe empezar, pasamos a hablar de los hábitos concretos que debemos empezar a adquirir o modificar.

A cada uno de ellos le dedicaremos tiempo en exclusiva, sin intentar cambiar o adquirir otro hábito mientras estamos trabajando en él. La mayoría de libros y artículos hablan de que son necesarios 30 dias para fijar un hábito, aunque creo que eso depende en gran manera del esfuerzo que requiera y de lo rápido que se van las ventajas de aplicarlo.

En mi caso el hábito de recoger no me costó más que un par de semanas tenerlo totalmente integrado, porque los resultados vinieron tan rápido que ya no podía dejar de hacerlo. Es sin duda uno de los hábitos más simples y a la vez más potentes para ser más productivo.

Consiste ni más ni menos que en anotar inmediatamente, en el momento en que surge, cualquier tarea que tengas que hacer o cualquier idea que necesites desarrollar y no quieras olvidar.

¡Eso ya lo hago yo! puede ser la respuesta de muchos, y yo también lo hacía, pero mal.

Para que el hábito de recoger funcione hay que aplicarlo bien, y aplicarlo bien supone una serie de premisas:

  • Siempre debes tener a mano tu herramienta de toma de notas. Siempre significa que incluso cuando te vas a dormir te la llevas a la mesita de noche por si te viene algo a la cabeza sin quererlo.
  • El sistema que elijas para recopilar tus tareas pendientes no admite posibilidad de pérdida. No valen post-it pegados por la pantalla, papeles que se pierden entre otros papeles, etc. Debe ser un sistema en el que confies plenamente.
  • Vuelcas todo lo que tienes que hacer en él. No dejas cabos sueltos.
  • La manera de administrar ese sistema implica que diariamente vas a revisar tu lista de tareas de arriba a abajo para asegurarnos de no dejar nada en el olvido y eliminar las tareas ya hechas.

Hay otros requisitos que se le podrían pedir para optimizarlo, pero con estos cuatro ya tienes un sistema de recopilación que va a funcionar. En mi caso uso dos herramientas para recoger: una pequeña libreta cuando no estoy frente al ordenador y un programa de gestión de listas de tareas en mi ordenador.

El sistema principal es el programa en mi ordenador, así que cada día una de mis primeras tareas consiste en volcar lo que recogí el día anterior en mi libreta al ordenador, manteniendo así un único punto donde administrar y revisar mis tareas. Esto es muy importante: aunque tengas más de un punto de entrada de tareas, llévalas todas ellas a un único sistema de administración y revisión, y haz que sea lo más simple posible. No dejes emails en la bandeja de entrada para saber que tienes que hacer algo con ellos. Pasa la acción que tengas que hacer a tu lista de tareas y archiva el email.  Este fue uno de mis primeros grandes errores: por la pereza de simplemente copiar y pegar el enlace de gmail a mi lista de tareas dejaba muchas tareas que me llegaban por email en la bandeja de entrada, con lo que nunca tenía una visión global de mi día a día ni podía revisar la situación en un único lugar. No confiaba plenamente en mi lista de tareas, pues estaba incompleta, con lo que no me servía de gran cosa.

Adquirir el hábito consiste en mantenerse alerta para recordar anotar al vuelo cualquier nueva tarea que surja, ya venga por email, teléfono, por una visita a nuestra mesa o porque lo recordamos de pronto. Este último caso de recordar algo de pronto se dará con frecuencia al principio, y si disminuye con el tiempo es un buen indicador de que lo estás haciendo bien. Si llevas ya un tiempo con este hábito y sigues recordando muchas cosas «de repente», en esos «flash» que a veces nos vienen a la mente, es que no estás realmente anotando todo cuando surge.

De momento no vamos a hacer más que dos cosas para fijar este hábito en nuestro día a día:

  • Anotar en el momento en que surge cualquier tarea o idea que necesitemos no olvidar.
  • Revisar todas las mañanas (o tardes) la lista para tachar lo que ya esté hecho o ya no haya que hacer y decidir entre todas las tareas cuales son las siguientes que vamos a realizar.

Si cuando lees este post ya hay escritos otros sobre más hábitos, puedes sentirte tentado a intentar adquirir varios a la vez. No lo hagas. Es muy importante dedicar a cada hábito tiempo y atención exclusiva. Estar centrado en él y solo en él aumenta mucho las posibilidades de éxito. Esto vale tanto para adquirir hábitos como para ejecutar tareas, proyectos, etc.: concentración siempre es mejor que dispersión. Enfocarse y dedicarse a menos cosas en un momento en concreto siempre va a producir más que intentar abarcar mucho al mismo tiempo.

La duda ante este hábito tan aparentemente simplón suele ser: ¿realmente esta tontería va a suponer un cambio importante en mi trabajo? Si lo haces bien sí, te lo garantizo, y si llevas este hábito también a las tareas de tu vida fuera del trabajo va a suponer un cambio importante en tu vida. En el siguiente artículo veremos por qué.