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Educación

La flor roja con el tallo verde

Tras este parón provocado por la gripe vuelvo con una historia y una canción. Me imagino que una inspiró a la otra, pero no se en que orden ocurrió. No encuentro el lugar donde leí la historia, así que voy a reescribirla con mis propias palabras.

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Muchos adultos pasamos mucho tiempo buscando nuestra creatividad y nuestra iniciativa, que perdimos en algún momento que no sabemos concretar. Hay cursos para recuperarla o incrementarla, hay técnicas, se contrata coaching para fomentarla, etc.

Todo sería mucho más fácil si en el momento en que la creatividad es un rio desbordado y sin límites no nos empeñáramos en acabar con ella. Ese momento es la infancia, la primera infancia, nuestros primeros años de vida. La creatividad viene de serie con el hecho de ser humano. Existe la creencia de que de niños vamos sobrados de ella, y que a medida que crecemos desaparece, de la mano de la curiosidad.

La realidad es bien distinta. Cuando se le ofrece un entorno favorable y se le cuida no solo no disminuye sino que con los años mejora y aumenta. Lo único que hace que desaparezca o disminuya es nuestro empeño en destruirla.

La canción es de 1980, pero poco ha cambiado la situación desde entonces. De la historia no tengo datos.

Canción: Flowes are red, de Harry Chapin.

[youtube]1y5t-dAa6UA[/youtube]

(el usuario que subió el vídeo ha desactivado la opción de enlazarlo directamente desde fuera de youtube, así que he cambiado el vídeo por su enlace)

La historia habla de una niña de tres años que por primera vez iba a asistir a la escuela. Estaba entusiasmada pues todos le habían dicho que allí se hacían cosas muy divertidas.

Una vez en clase y hechas las oportunas presentaciones, la maestra dijo:

– Hoy vamos a dibujar.

A ella le hubiera apetecido más construir unas torres con unos coloridos cubos que podía ver en la estantería, pero tampoco le desagradaba dibujar. Sabía pintar muchas cosas: gatos, perros, casas, caballos, etc., pero mientras ella pensaba en qué iba a dibujar la maestra añadió: «y dibujaremos flores».

Eso no fue ningún problema para ella,  porque le gustaban mucho las flores. Buscó entre todos los colores sus favoritos y empezó a dibujar: flores con tallos morados y pétalos estrellados, flores con tallos de varios colores y pétalos a lunares…

La maestra vio su dibujo y le dijo con gesto de desaprobación:

– Las flores no son así.

Se dirigió a la pizarra y dibujó una flor con el tallo verde y los pétalos rojos. A la niña le gustaba más su flor, pero quería agradar a su maestra, así que arrugó su hoja y en otra dibujó una flor roja con el tallo verde.

Al día siguiente, al entrar a clase, la maestra dijo:

– Hoy haremos figuras con plastilina.

A ella le encantaba la plastilina. De inmediato se puso a hacer un perro con cinco patas que causaba sensación en su casa. Cuando la maestra la vio le dijo: «No, hoy vamos a hacer una serpiente».

Tampoco le pareció mala idea. Ella las hacía muy bien, mejores que las de verdad, porque las suyas tenían una cabeza enorme para que no les costara tanto tragar y un par de patas para no tener que ir todo el día arrastrándose. De nuevo, cuando la maestra pasó a su lado le dijo: «las serpientes no son así». Cogió un trozo de plastilina y mostró a todos como debía hacerse una serpiente de plastilina. La serpiente de la maestra no le parecía tan avanzada como la suya, pero aun así aplastó la suya e hizo una igual que aquel modelo.

Al día siguiente por fin tocaba jugar con los cubos que le habían llamado la atención desde el primer día. Esta vez no se puso a construir, esperó a que la maestra dijera qué es lo que tenían que construir: «casas».

De inmediato se puso manos a la obra. Construyó una casa de tres pisos, pero vio que el segundo le había quedado un poco bajito. «Da igual, pondré un jardín en este piso y no le pondré paredes para que se pueda mirar desde fuera».

«Así no son las casas», escuchó al poco rato. La maestra, como no, tomó una serie de cubos y demostró a todos cómo se construía una casa con cubos.

Esta niña pasó unos años en este colegio, hasta que su familia tuvo que mudarse y sus padres la inscribieron en otro colegio. Su primer día no fue tan alegre como la primera vez. Ahora ya sabía de qué iba aquello. La maestra se presentó y dijo:

– Hoy vamos a hacer un dibujo.

La niña se quedó en su mesa sin hacer nada.

– ¿No quieres dibujar?

– Sí… .

– Y entonces… ¿por qué no dibujas?

– Estoy esperando que usted me diga qué tengo que dibujar.

– Pero yo no voy a decirlo, no se qué es lo que te apetece dibujar.

– ¿Puedo dibujar lo que yo quiera entonces?

– ¡Por supuesto!

Entonces la niña sacó sus lápices de la mochila y dibujó una flor roja con el tallo verde.

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Productividad

Paso a paso: 3 – ¿Por donde empiezo?

Me he hecho varias veces esa pregunta y solo la última vez encontre mi respuesta, que no tiene por qué ser la tuya, pero que voy a explicar.

Mi caso es el típico de persona agobiada por una cantidad de tareas pendientes creciente, sin control sobre ellas, con la sensación de que nunca va a ser posible abordarlas todas y con problemas incluso para tener bajo control todo lo que hay que hacer, olvidando o extraviando en ocasiones temas pendientes.

En esta situación empecé a leer sobre productividad y empecé a probar a poner en marcha algunos consejos. La mayoría de los libros y artículos que leí hablaban de cambiar hábitos que yo llamo de nivel alto: proactividad, perspectiva, autocontrol, etc. Hábitos que requieren estar centrado y dedicar una buena cantidad de energía si no los tienes adquiridos.

En circunstancias más tranquilas mi proactividad es alta, actuo con bastante perspectiva y no tengo demasados problemas de autocontrol, pero en el momento en que empecé andaba bajo mínimos de todo ello, así que decidí empezar a probar algunos consejos para mejorar en esos campos. El resultado fue un desastre, porque mis tareas que crecían sin parar no me dejaban centrarme en ninguno de esos aspectos y me mantenían demasiado preocupado para poder centrarme en ellos.

Otros libros y artículos hablaban de ponerse objetivos, indicadores, hacer un seguimiento, incluso tener una visión y una misión claros. Me pasaba lo mismo: mi día a día me impedía centrarme en nada de esto, aunque en cierta manera esta forma de trabajar me ha funcionado, pero a menor escala.

Así pues decidí invertir el orden de los factores y centrarme primero en lo que yo llamo hábitos de nivel bajo: pequeñas y simples acciones a realizar cada día que me permitieran tomar el control de mis tareas. Una vez conseguido eso ya hablaríamos de los habitos de nivel alto, pero sin tener los de nivel bajo resueltos, los de nivel alto se me antojaban imposibles.

Decidí trabajar con objetivos, pero en lugar de definir objetivos a largo plazo referentes a mis resultados (que no iba a poder seguir por mi excesivo trabajo), me puse un objetivo muy concreto y a corto plazo: tomar el control de mis tareas en un par de meses y dominar yo mi trabajo en lugar de dominarme él a mi.

Si pretendes correr una maratón y te estás fumando dos paquetes diarios, mejor primero coge el hábito de no fumar (nivel bajo) y luego ponte a entrenar a fondo (nivel alto). Si lo haces al revés puede que dejes trozos de tus pulmones por el camino.

Yo defino los hábitos de nivel alto como aquellos que te van a permitir la mejora contínua en el futuro. Loshábitos de nivel bajo, en cambio, son el mínimo imprescindible para poder sobrevivir en el presente sin grandes problemas. Sin tener los primeros bien fijados es muy difícil siquiera pelear por los segundos.

En los siguientes artículos iré explicando la serie de hábitos de nivel bajo que he ido adquiriendo durante este año y que me han permitido tener a mis tareas bajo control mientras, como efecto secundario, tenían repercusiones positivas en hábitos de nivel alto casi sin darme cuenta.

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Productividad

¿Para qué ser productivo?

Es una pregunta muy fácil de responder para unos y bastante dificil para otros. Los unos son los que en un momento dado se han hecho conscientes de que algo falla y de que necesitan mejorar. Los otros no es que trabajen o vivan mejor que los unos, pero no son conscientes de que necesitan cambiar para mejorar. Son los que consideran que es el entorno el que debe cambiar, no ellos.

Supongamos una situación inicial idéntica: Dos personas que trabajan 12 horas sin parar, con gran esfuerzo y dedicación, pero que al final del día hacen balance y ven que todo ese trabajo no ha tenido un gran efecto cuando se traduce en resultados. Uno puede pensar:

«Llevo todo el día trabajando sin parar y apenas he avanzado nada. Tengo que hacer algo para solucionarlo.»

Mientras que el otro puede pensar:

«Llevo todo el día trabajando sin parar y apenas he avanzado nada. No puedo trabajar más, luego ya no puedo hacer más.»

El primero es un buen candidato para empezar a trabajar en su productividad personal. El segundo no lo será hasta que sea consciente, por ejemplo, de que trabajar mucho no equivale a trabajar bien ni a ser productivo. Sin ese paso previo de toma de consciencia no hay mejora posible, pues cualquier intento externo de ofrecerle una mejora tendrá una reacción del tipo «eso me faltaba, ya no puedo con mi trabajo para que vengas con chorradas. ¿Como voy a anotar todo lo que tengo que hacer si ya no tengo tiempo ni de hacerlo?». Es el equivalente a la famosa frase de S.R. Covey «estoy demasiado ocupado conduciendo como para parar a echar gasolina».

Quien se lleve a casa los problemas del trabajo y duerma mal a consecuencia de ello, pero piense que es inevitable, quien aplace una y otra vez sus tareas pero piense que eso es normal, quien olvide lo que tiene que hacer pero no crea que eso se pueda evitar, quien no cumpla con sus compromisos pero eche la culpa a las circunstancias, quien no tenga apenas tiempo de descanso pero crea que eso es normal cuando se tiene tanto para hacer, etc. nunca llegará a plantearse una mejora real de su productividad personal. Pondrá algún parche para trabajar un poco mejor, utilizará alguna nueva herramienta que le hará las cosas un poco más faciles y seguirá procrastinando, durmiendo mal, trabajando mucho, olvidando cosas, y sin obtener grandes resultados.

En mi caso el punto de inflexión ocurrió cuando me vi trabajando entre 12 y 13 horas diarias, restándolas de mis horas de sueño, y encima sin llegar a donde quería llegar. En mi trabajo para mi empresa lo que yo creia importante hacer nunca llegaba a hacerse o se hacía a una velocidad muy muy lenta. En mis proyectos personales el caos era tal que las horas pasaban trabajando sin conseguir nunca lo que yo quería hacer con esas horas.

Llegado este punto tuve que elegir: cambiar algo o abandonar mis proyectos personales, de manera que aunque en mi empresa siguiera con mi frustración por no poder aportar lo que creia que debía aportar, al menos tuviera tiempo de descanso. Para colmo de males mi principal proyecto en mi empresa tenía que ver con una herramienta que supuestamente iba a ayudarnos a aumentar la productividad. No veía con qué cara iba yo a presentarla si yo mismo era el caos y la improductividad en persona.

Entre eso y que mis proyectos peronales realmente me ilusionaban y no me sentía capaz de abandonarlos, elegí la opción de cambiar algo, y empecé a trabajar en mejorar mi productividad. Es un camino sin fin, porque cuando entras en este camino entras en la mejora contínua. No hay un punto en el que dices «ya soy productivo al 100%».

Pero a pesar de tener mucho por mejorar y corregir, en lo que llevo de camino he conseguido muchos avances:

  • Mis proyectos principales en la empresa avanzan mejor.
  • Mis proyectos personales van por buen camino, aunque alguno he tenido que abandonarlo. En este aspecto sí se hizo evidente que intentar poder con todo implicaba no dormir, así que tuve que priorizar y con mucho dolor decir adios a algunos proyectos.
  • Duermo mucho mejor.
  • Cuando no estoy trabajando mi cabeza tampoco está trabajando. Hay excepciones, aun tengo que mejorar en este aspecto.
  • Cuando estoy trabajando mi cabeza está trabajando conmigo.
  • Tengo mejores ideas.
  • Mi trabajo se ha reorientado mucho más a mejorar el futuro que a mantener lo presente.

Si crees que conseguir mejoras en alguno de estos aspectos te ayudaría a vivir y trabajar mejor, entonces ya tienes un buen motivo para responderte a la pregunta ¿para qué ser productivo?.

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Productividad

Paso a paso: 2 – Cómo ordené mi escritorio

En mi caso poner orden de una vez en mi zona de trabajo resultó más fácil de lo habitual, ya que hace unos meses nos mudamos de casa. Como todo estaba dentro de cajas, el proceso fue el siguiente. Dispuse un mueble con tres cajones y  tres cajas vacías, a las que llamaremos papelera, papelera programada y archivo (en realidad la caja archivo eran varias cajas pequeñas). Cada elemento que salía de una caja era sometido al siguiente par de preguntas:

1 – ¿Lo necesito?

  • Si la respuesta era «no», o «puede que en unos años» iba directo a papelera.
  • Si la respuesta era «puede que en unos meses» iba a papelera programada.
  • Si la respuesta era «no, pero tengo que guardarlo» (garantías, nóminas, etc.) iba a unas bonitas cajas archivadoras de Ikea.
  • Si la respuesta era «sí» pasaba a la pregunta 2

2- ¿Lo necesito a diario?

  • Si la respuesta era «sí» iba encima de la mesa.
  • Si la respuesta era «no, pero sí frecuentemente» iba a la cajonera, de momento sin orden concreto.
  • Si la respuesta era «muy a la larga» iba a las cajas archivadores de Ikea, de momento también sin orden concreto.

ArchivoUna vez todo fuera de las cajas originales, la caja papelera va a la basura sin miramientos (regalando, vendiendo o reciclando lo que sea util), la caja papelera programada se etiqueta con una fecha y se guarda donde no moleste demasiado, la cajonera con los objetos de uso habitual se ordena de manera que tenga sentido para ti y no pierdas tiempo buscando, y el archivo se ordena también de alguna manera lógica. Yo lo tengo en cajas, pero puede valer cualquier otro sistema.

La caja papelera programada en teoría se deja durante un periodo de tiempo prudencial (entre 6 meses y un año) y si en ese periodo no se ha abierto se tira todo lo que contiene (o se regala, vende, recicla, etc.). En la práctica estoy seguro de que no la abriré en ese periodo, pero no creo que sea capaz de deshacerme de ella sin más. Seguro que acabo de nuevo revisando, tirando algunas cosas y dejando de nuevo otras para revisar más adelante.

Una vez conseguido este orden inicial, el truco para conservarlo es hacer las dos mismas preguntas a cada nuevo objeto que aparezca en nuestra vida, para que pase a ocupar su lugar correspondiente. Nunca hay que dejar un objeto sin un lugar asignado, o en poco tiempo tendremos que ordenar de nuevo nuestro espacio de trabajo.

No es neesario realizar todas estas acciones de golpe. En mi caso tengo el escritorio y la cajonera ordenados pero la caja de archivo sigue sin ordenar. Como esto no es prioritario para poder trabajar a gusto cada día lo he dejado para cuando tenga otros asuntos prioritarios ya resueltos.

Tanto este método como muchos otros permiten crear primero orden y luego mantenerlo. Cada cual debe elegir uno que le vaya bien, pero sobre todo que le funcione. Como ya veremos, mantener el orden y la simplicidad de nuestro espacio de trabajo es una pìeza importante para conseguir mantenernos relajados y centrados.

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Productividad

Paso a paso: 1 – preparar el entorno

Cuando comento que trabajo en casa creo que buena parte de la gente me imagina tirado en el sofá con el portatil en las rodillas, una imagen que puede resultar tentadora para algunos pero que no es nada real, ni nada efectiva si intentas llevarla a cabo.

Tener una zona reservada para trabajar, diferente a la zona de esparcimiento u ocio es primordial por muchas razones:

  • Te ayuda a centrarte. Sabes que cuando estás allí es sin duda para trabajar.
  • Si vives acompañado te ayuda a aislarte de las distracciones que pueden provocar el resto de habitantes de la casa. Esto es especialmente importante si hay niños en casa.
  • Vivas solo o acompañado te protege de otro tipo de distracciones, digitales o no, siempre que el entorno de trabajo cumpla unos requisitos mínimos (no puedes tener la ps3 al lado de tu ordenador de trabajo, lo siento).
  • Permite tener una zona de trabajo organizada y optimizada, lo que es dificil si tu zona de trabajo debe ser compatible con otras actividades.

oficina en casa ¿Como debe ser una zona de trabajo en casa? Pues cada uno tiene sus preferencias. Yo he optado por crear una zona que sobre todo sea simple y ordenada.

Eso implica que están a la vista solo los elementos esenciales que necesito cada día, están en 4 cajones al alcance de la mano los elementos que necesito esporádicamente y archivado lejos de mi lo que necesito muy a la larga.

En nuestra anterior vivienda tenía una habitación en la que cerraba la puerta cuando mis hijas estaban en casa, de manera que quedaba aislado del exterior. En esta nueva casa no dispongo de una habitación con puerta, ya que la zona de trabajo está en un altillo abierto al salón. Esto hace que ahora el ruido sea mayor en el periodo en el que mi horario laboral es incompatible con su horario escolar, lo cual soluciono con música a través de los auriculares que se ven en la foto. Ellas ya saben que no respondo mientras estoy en las alturas y que mientras estoy allí hay una puerta imaginaria bajo las escaleras que no debe cruzarse.

En cuanto a mi escritorio lo que hay es lo que se ve: teclado, ratón, el iMac con su disco para Time Machine, el teléfono móvil, mis auriculares, un pendrive para archivar todo aquello que no necesito tener en Dropbox porque no estoy trabajando en ello ahora, una segunda pantalla para aumentar mi productividad cuando programo webs y mi bloc de notas. El bloc de notas no lo utilizo mientras estoy frente al ordenador, ya que tomo las anotaciones directamente en mi sistema de organización. Está ahi porque cada mañana vuelco en el sistema las notas que he tomado en él cuando no estaba en la oficina.

Eso es lo que utilizo casi cada día y por eso está a la vista. El resto oculto, para que no moleste ni distraiga ni transmita sensación de desorden.

Estos son por tanto los requisitos que para mi debe cumplir una zona de trabajo en casa:

  • Simple: a la vista solo lo imprescindible. Muchas cosas a la vista transmiten sensación de agobio, aunque estén ordenadas. Fuera de la vista también solo lo imprescindible. Veremos más adelante como detectar lo prescindible y deshacernos de ello.
  • Ordenada: Nunca debemos perder tiempo en pensar dónde hemos dejado algo. Cada cosa debe tener su sitio. Si no lo tiene hay que buscárselo o plantearnos si esa cosa nos sirve para algo. Todos esos elementos que solemos tener pululando de un lado para otro sin sitio fijo causan sensación de desorden y nos distraen.
  • Tranquila: no puedes trabajar en una zona de paso de la casa o justo al lado de la zona de juego de tus hijos si tu horario de trabajo y su horario de juego coinciden.
  • Agradable: Se trabaja mucho mejor cuando te sientes a gusto en el lugar donde trabajas, por tanto hay que intentar hacer de ese lugar algo agradable. Y no solo el lugar debe ser agradable: las herramientas con las que trabajas cada día también deben serlo. En mi caso el hecho que de largo ha provocado un mayor cambio para hacer más agradable mi espacio de trabajo ha sido cambiar mi pc con Windows por un iMac con OsX, y cambiar mi entorno de desarrollo de Dreamweaver/Aptana a Coda. Explicaré los motivos concretos en otros artículos.

Antes de ponerte a reorganizar tus métodos, cambiar tus hábitos o intentar otras mejoras, creo que vale la pena dedicarle un tiempo a organizar y optimizar el jugar donde vas a trabajar. Te ayudará a dar todos los siguientes pasos más a gusto.

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Productividad

La evolución del trabajo en la oficina

TAAR

Estas viñetas, hasta la tercera, son una visión personal y exagerada de lo que ha sucedido en el último cuarto de siglo en muchas empresas. La cuarta es una imagen de lo que veo o me gustaría ver como futuro no muy lejano. 

Un buen día el «mando y ordeno» empezó a perder prestigio en favor de lo que los gurús y carísimos asesores de la época llamaban «trabajo en grupo». Muchas empresas tomaron buena nota de este cambio. Algunas contrataron a esos caros asesores, otras lo hicieron por su cuenta. En ambos casos empezaron a caer tabiques y separadores para crear una zona de trabajo común que se suponía mucho más favorable para el trabajo en grupo, un concepto que en muchos casos no se sabía exáctamente que significaba, pero claro, un grupo no se concebía con tabiques, así que muchos de ellos cayeron.

Esto representó un pequeño avance en la productividad porque cuando necesitabas decirle, pedirle o darle algo a alguien ya no te tenias que levantar si ese alguien caia en una zona cercana a la tuya. Como contrapartida disminuyó la productividad de dos maneras:

  • Aumentó considerablemente el ruido en la oficina por las charlas en el espacio común, perjudicando la concentración.
  • Aumentó el chismorreo, la conversación sobre el partido de ayer, sobre el fin de semana, la comunión de los niños, la que está cayendo ahi fuera, etc. ya que ahora ya no había que ir a propósito a chismorrear, sino que se podía hacer desde la propia mesa y a más de dos bandas, lo cual le daba más atractivo todavía. Era chismorreo multipunto desde el propio espacio de trabajo. Esto colaboró a hacer aun más grave el punto 1.

El trabajo en grupo no aportó mejoras significativas en la mayoría de las empresas debido a que no cambió ninguno de los hábitos anteriores de trabajo, ni vino acompañado de una formación adecuada sobre lo que se suponía que se debía hacer en esos «grupos».

Cuando se ponía a los grupos de trabajo a colaborar en proyectos la mayoría de las veces se diluian las responsabilidades entre el grupo de manera que no había avances. Hablo en pasado conscientemente, aunque algunas empresas aun están en esta fase.

El trabajo en equipo llegó entonces como la versión 2.0 del trabajo en grupo. En este caso ya hablábamos de objetivos, de planificación, de tener un lider que gestionaba el equipo y los proyectos. De nuevo caros asesores se dedicaron a formar y motivar a los directivos y empleados en este modelo de trabajo. Se formaban equipos, se designaba un líder, se ponía en marcha el proyecto, y de nuevo no había grandes avances. ¡Pero si estamos supermotivados y hemos hecho brainstorming y mapas mentales y todo! ¿Como puede ocurrir esto?

De nuevo la respuesta es la misma: la motivación no cambia hábitos. Se crea el proyecto, nos ilusionamos, nos vamos a comer el mundo, volvemos a nuestra mesa y seguimos haciendo lo mismo que ayer y anteayer, pero con más reuniones en las que tomamos más decisiones que nunca llegan a ser realidad. En otras ocasiones ni siquiera estamos ilusionados y motivados, pero como nos han dicho que ahora tenemos que tener proyectos y objetivos nos los inventamos para cubrir el expediente, pero sin tener ni idea de cómo abordarlos, ni medirlos, ni saber siquiera si son realizables.

La verdadera evolución en el trabajo se produce cuando dejamos de pensar en equipos y en grupos y cada empleado empieza a orientarse a si mismo, a su mejora personal. Cada persona en la empresa se orienta a conseguir lo que, en un alarde de originalidad, he llamado TAAR: Trabajo Autónomo, Asíncrono y Responsable.

Este paso es condición necesaria pero no suficiente para que una empresa pueda empezar a pensar en implantar con cierto éxito un modelo que permita el teletrabajo. Y aunque no piense en implantarlo es un sistema de trabajo que a la larga garantiza resultados pues es inmune a modas y corrientes. Es sentido común aplicado al trabajo.

Explicaré brevemente cada sigla, aunque de ellas hablaré con más amplitud en artículos posteriores.

  • Trabajo: pues de eso se trata, de trabajar. No requiere más explicación.
  • Autónomo: dejamos de buscar tiempo para reunirnos y empezamos a buscar tiempo para trabajar en solitario. Si asociamos el concepto de trabajo a «hacer cosas», podemos decir que solo estamos trabajando cuando estamos solos, pues es cuando estamos «haciendo cosas». Todo el tiempo que pasamos en reuniones, al teléfono, en charlas informales, etc. estamos aclarando o decidiendo «cosas», que si no llegan a hacerse nunca darán resultados. Necesitamos autonomía y tiempo en solitario para hacer que ocurra todo lo que decidimos hacer.
  • Asíncrono: Si buena parte de nuestro trabajo depende de que alguien nos proporcione algo «al instante», estamos entorpeciendo la autonomía de otros compañeros para realizar nuestro trabajo. Esto no es bueno para el conjunto de la empresa, aunque yo personalmente pueda avanzar más si me dan lo que necesito en el momento en que lo pido. Es necesario organizar los flujos de trabajo de manera que las interdependencias en la empresa cuenten con cierta previsión, evitando en lo posible las urgencias. Trabajo asíncrono significa que yo puedo ser productivo pidiendo lo que necesito por email o algún otro medio que no interrumpa a mis compañeros y esperando el plazo razonable que ellos me han dado para responderme. Y como contrapartida mis compañeros me interrumpen también lo mínimo posible pues han organizado su día a día de la misma manera.
  • Responsable: Cumplo mis compromisos. Para mantenernos en un buen estado productivo vamos a tener que poner límites a nuestros compromisos, pero los que adquiramos los vamos a tener que cumplir, porque nuestros compañeros van a contar con ello. La falta de responsabilidad ante los compromisos, es decir, la falta de compromiso, es la causante de muchos de los retrasos e ineficiencias en las empresas.

Conseguir el TAAR cuando uno trabaja de manera aislada y solo tiene clientes es un proceso difícil, pero que depende única y exclusivamente de uno mismo. Cuando queremos llevar este concepto a una empresa la labor es mucho más difícil aun, pues nuestro éxito personal dependerá en parte del éxito personal de cada uno de nuestros colaboradores.

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Por qué no somos productivos de serie (II)

Otro importante motivo que afecta negativamente a nuestros intentos por ser más productivos es que, igual que nadie nos ayudó cuando éramos niños o jóvenes a formar y mantener buenos hábitos de vida y de trabajo, nadie nos ha explicado como gestionar nuestro trabajo y nuestra vida con la que es hoy en día la herramienta de trabajo principal para la mayoría de nosotros y un elemento cada vez más importante en nuestro ocio: un dispositivo contectado a internet.

El email y las páginas web primero, el messenger y similares después, y los blogs y redes soclales al final, se han colado en nuestro día a día y la gestión que hacemos de ellas es tan pésima que nos acabamos quejando de cosas como que «no puedo trabajar porque los emails no me dejan». Eso que nos parece tan normal a base de escucharlo tantas veces es tan absurdo como que un carpintero se queje de que no puede trabajar porque su martillo no le deja.

Tanto el email como el resto de facilidades que nos ofrece internet han de ser herramientas para hacer mejor nuestro trabajo o para mejorar algo en nuestra vida. Son herramientas que hemos de poner a nuestro servicio, no convertirnos en sus esclavos.

Cuando llega el punto en el que se convierten en una molestia en el trabajo y en una fuente de «ruido» en nuestras vidas, restando en lugar de aportar, es el momento de replantearnos cómo estamos usando estas herramientas, porque podemos estar seguros de que estamos haciendo un mal uso de ellas.

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Por qué no somos productivos de serie (I)

En estos primeros posts, y antes de entrar en detalles sobre el tema concreto del blog, me apetece hablar un poco de los motivos por los que no somos productivos «por defecto», de por qué nos cuestra tanto trabajo cambiar nuestros hábitos para empezar a gestionar nuestra vida y nuestro trabajo. Cuesta menos ponerse a arreglar lo que no funciona cuando sabes de donde viene el problema.

Einstein decía que es un milagro que la curiosidad sobreviva a la formación reglada. Yo puedo añadir que es un milagro que nuestra capacidad para decidir sobre nuestra vida sobreviva también al sistema educativo.

La productividad que buscamos supone el desarrollo de unas ciertas capacidades, habilidades, habitos, etc. Veamos que es lo que necesitamos para poder empezar a considerarnos medianamente productivos:

  • Hacer un trabajo que nos agrada o conseguir que nos agrade lo que hacemos.
  • Fijarnos metas ilusionantes.
  • Luchar por nuestras metas cada día.
  • Priorizar para hacer en cada momento lo mejor que podemos hacer para conseguir nuestras metas.
  • Organizar nuestro día a día para no trabajar ni vivir en un caos.
  • Seguimiento y autoevaluación para corregir mientras caminamos hacia nuestras metas.

Algo me dejaré en el tintero, pero una persona con estas capacidades más o menos desarrolladas digamos que está en el buen camino.

Antes de meternos en el mundo laboral todos hemos recibido una formación, que empezó como muy tarde a los 6 años y que acabó como muy pronto a los 14. Así pues todos hemos pasado como mínimo 8 años de formación (la mayoría muchos más), en los que además de meternos en la cabeza contenidos académicos que olvidábamos pocos dias después del examen, día a día vivíamos en un ambiente en el que:

  • Estábamos obligados a estar muchas horas sentados en un entorno que no nos agradaba justo en el momento de nuestras vidas en que nuestro cuerpo necesitaba una actividad física mayor.
  • No nos podíamos fijar metas pues ya venian fijadas en el programa académico. Eran metas externas, de otros, no propias.
  • Estudiábamos de golpe dias antes del examen, no luchábamos día a día por esas metas, cosa normal, nos importaban bien poco, no eran nuestras.
  • En todo momento alguien nos decía qué teniamos que hacer y aprender, cuando hacerlo o aprenderlo, como hacerlo y aprenderlo, y además nos daba todas las respuestas o como mínimo nos marcaba el camino «único» hacia la respuesta. No había capacidad para decidir a qué dedicar el tiempo ni qué considerábamos más importante hacer en cada momento.
  • Los horarios estaban prefijados de antemano, de nuevo por el exterior, no por nosotros, no había posibilidad de decidir sobre nuestro día a día.
  • El seguimiento de nuevo era externo. Alguien decidía si habíamos cumplido o no en base a lo que uno era capaz de recordar en el día concreto en el que había un examen. No aprendimos a autoevaluarnos, sino a depender de la evaluación externa.

Si comparas ambas listas quizás empieces a ver algún motivo por el que te cuesta o te ha costado tanto emprender con éxito este camino hacia la productividad: nos han educado justo para lo contrario de lo que pretendes hacer. Estamos educados para aguantar  una serie de horas en un ambiente desagradable y cumpliendo las órdenes, horarios y objetivos de otros.

Viñeta de Frato
(*)Viñeta de Frato

He tenido la fortuna de conocer varias experiencias educativas increibles donde los niños no siguen esas absurdas normas del sistema, sino que se les facilita un entorno donde pueden seguir sus intereses y donde el conocimiento se les facilita, no se les impone, donde se ven obligados a organizarse cada día porque nadie les impone un horario, donde sus metas las fijan ellos mismos, donde se ven obligados a buscar y pedir colaboración cuando la necesitan, donde lo único que se exige es el respeto por el otro y el cumplimiento de los compromisos que se adquieren con los demás. No tengo ninguna duda de que muy pocos de esos niños van a necesitar cambiar hábitos para gestionar mejor su trabajo y su vida, porque los hábitos que tienen no hay motivos para cambiarlos.

Ser consciente de estas carencias educativas hizo que, tras varios fracasos iniciales, fuera más fácil para mi tomarme en serio este tema esta última vez y no decaer a las primeras de cambio. Me repetía una y otra vez:

«No eres más torpe ni tonto que cualquier otro, simplemente eres analfabeto en esto porque durante muchos años mucha gente ha puesto mucho interes en que lo seas. Tienes que aprender desde cero.»

Estoy convencido de que el modelo educativo vivido durante tantos años es uno de los motivos por los que se hace tan duro empezar y es difícil conservar las ganas de seguir. Justo cuando estábamos desarrollando nuestra personalidad y nuestro cerebro estaba en plena formación nos programaron para hacer lo contrario de lo que pretendemos hacer.

Si naciste en una familia de emprendedores que luchaban por sus objetivos, tienes la gran ventaja de haber vivido un modelo alternativo para contrarrestar tantas horas viviendo en el otro lado, pero si tu familia era una familia «normal», con unos padres que igual que tu en el colegio o en el instituto trabajaban muchas horas obedeciendo órdenes en algún sitio que no les acababa de gustar, entonces tienes un buen poso allí escondido en el fondo de tu cerebro que sigue esperando a que alguien externo le ponga objetivos, le examine, le diga qué tiene que hacer, cuando hacerlo y como hacerlo. Vamos a librarnos de ese poso o como mínimo a diluirlo al máximo para que no nos moleste mientras intentamos vivir de otra manera y tomar las riendas en nuestro trabajo y nuestra vida.

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Productividad

Mis 10 puntos de revisión productiva

Creo que corresponde, tras las oportunas presentaciones, definir qué es lo que entiendo yo por productividad, para que quien esté tentado de darle al botón de suscripción sepa si el contenido de los futuros posts se puede adaptar o no a lo que está buscando.

No tengo una buena definición de la productividad. En su lugar tengo una serie de requisitos que si se cumplen se que estoy siendo aceptablemente productivo, y si no se cumplen se que estoy fallando en algo. Son estos:

  1. Tengo la cabeza libre de eventos, tareas y proyectos futuros porque lo tengo todo anotado en mi sistema.
  2. Cada día empiezo y termino al menos dos tareas que considero relevantes para mi futuro y el de mi empresa.
  3. Trabajo en cada tarea en bloques de como mínimo 30 minutos sin distracciones.
  4. Tengo metas claras y propias.
  5. Dedico como mínimo la mitad de mi jornada a temas que me ilusionan relacionados con estas metas.
  6. Una vez al mes reviso el estado de mis proyectos y controlo que no se estén atascando.
  7. No sobrepaso las horas que diariamente tengo asignadas a trabajar.
  8. Cuando estoy con mi familia o amigos tengo la cabeza en ellos, no en asuntos pendientes del trabajo.
  9. Duermo bien.
  10. Puedo definir mi estado general durante el día como «tranquilo».

Como podrás imaginar no siempre todas estas premisas se cumplen, pero revisar esta lista de vez en cuando me ayuda a saber si me estoy desviando y hacia donde. Si te parece que podrías vivir mejor trabajando por cumplir esos 10 puntos puede que algo de lo que escriba desde hoy te ayude (o puede que no).

Más de uno pensará que algunos de estos puntos son justo lo opuesto a lo que en su empresa entienden como productividad. La «productividad empresarial» basada en el estrés, en el «todo es para anteayer» y que olvida que los empleados tienen una vida fuera del trabajo es incompatible con mi visión de la productividad, que engloba en realidad todos los aspectos de la vida y que permite obtener mejores resultados en el trabajo al tiempo que aumenta la calidad de vida. Si tu empresa es de las que piensa que su misión es exprimirte al máximo y tenerte allí 12 horas en lugar de 8 si es posible y tu estás interesado en mejorar tu vida en general, no solo tus resultados en la empresa, entonces solo hay un consejo posible: ¡Huye en cuanto puedas!

Este concepto de productividad (que pretende la mejora en todos los aspectos de la vida), suele citarse normalmente como «productividad personal», aunque a lo largo del blog yo hablaré de «productividad» a secas, refiriéndome siempre a la productividad personal, que establece una relación de ganar/ganar entre trabajo y vida, sin supeditar la segunda a lo primero. La productividad centrada solo en mejorar en el trabajo a costa de todo lo demás no me interesa ni creo que se pueda llamar realmente productividad, porque a la larga no es nada productiva, por eso llamo productividad a lo que yo creo que debe ser la productividad en la época que estamos viviendo.