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Paso a paso: 2 – Cómo ordené mi escritorio

En mi caso poner orden de una vez en mi zona de trabajo resultó más fácil de lo habitual, ya que hace unos meses nos mudamos de casa. Como todo estaba dentro de cajas, el proceso fue el siguiente. Dispuse un mueble con tres cajones y  tres cajas vacías, a las que llamaremos papelera, papelera programada y archivo (en realidad la caja archivo eran varias cajas pequeñas). Cada elemento que salía de una caja era sometido al siguiente par de preguntas:

1 – ¿Lo necesito?

  • Si la respuesta era «no», o «puede que en unos años» iba directo a papelera.
  • Si la respuesta era «puede que en unos meses» iba a papelera programada.
  • Si la respuesta era «no, pero tengo que guardarlo» (garantías, nóminas, etc.) iba a unas bonitas cajas archivadoras de Ikea.
  • Si la respuesta era «sí» pasaba a la pregunta 2

2- ¿Lo necesito a diario?

  • Si la respuesta era «sí» iba encima de la mesa.
  • Si la respuesta era «no, pero sí frecuentemente» iba a la cajonera, de momento sin orden concreto.
  • Si la respuesta era «muy a la larga» iba a las cajas archivadores de Ikea, de momento también sin orden concreto.

ArchivoUna vez todo fuera de las cajas originales, la caja papelera va a la basura sin miramientos (regalando, vendiendo o reciclando lo que sea util), la caja papelera programada se etiqueta con una fecha y se guarda donde no moleste demasiado, la cajonera con los objetos de uso habitual se ordena de manera que tenga sentido para ti y no pierdas tiempo buscando, y el archivo se ordena también de alguna manera lógica. Yo lo tengo en cajas, pero puede valer cualquier otro sistema.

La caja papelera programada en teoría se deja durante un periodo de tiempo prudencial (entre 6 meses y un año) y si en ese periodo no se ha abierto se tira todo lo que contiene (o se regala, vende, recicla, etc.). En la práctica estoy seguro de que no la abriré en ese periodo, pero no creo que sea capaz de deshacerme de ella sin más. Seguro que acabo de nuevo revisando, tirando algunas cosas y dejando de nuevo otras para revisar más adelante.

Una vez conseguido este orden inicial, el truco para conservarlo es hacer las dos mismas preguntas a cada nuevo objeto que aparezca en nuestra vida, para que pase a ocupar su lugar correspondiente. Nunca hay que dejar un objeto sin un lugar asignado, o en poco tiempo tendremos que ordenar de nuevo nuestro espacio de trabajo.

No es neesario realizar todas estas acciones de golpe. En mi caso tengo el escritorio y la cajonera ordenados pero la caja de archivo sigue sin ordenar. Como esto no es prioritario para poder trabajar a gusto cada día lo he dejado para cuando tenga otros asuntos prioritarios ya resueltos.

Tanto este método como muchos otros permiten crear primero orden y luego mantenerlo. Cada cual debe elegir uno que le vaya bien, pero sobre todo que le funcione. Como ya veremos, mantener el orden y la simplicidad de nuestro espacio de trabajo es una pìeza importante para conseguir mantenernos relajados y centrados.

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