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Productividad

Volviendo a usar Pomodoro

Hace ya tiempo escribí sobre la técnica Pomodoro para aumentar tu capacidad de enfoque y salir del bloqueo por saturación. Hacía tiempo que no la usaba, pero desde la vuelta de mi primera semana de vacaciones de este año he vuelto a ella. La sensación de no llegar a todo es una de las cosas que más desconcentran y disminuyen tu capacidad para trabajar al 100% enfocado en lo que llevas entre manos.

Esta semana, entre recuperar lo acumulado en vacaciones, atender «sorpresas» e intentar no perder el tempo en un par de nuevos proyectos que queremos poner en marcha, decidí volver al uso de Pomodoro porque me encontraba con que por más que intentaba evitarlo mi cabeza se iba constantemente a divagar sobre otros de los temas pendientes mientras intentaba avanzar en uno en concreto.

Puede parecer una chorrada, y en realidad puede que lo sea, pero el simple hecho de saber que solo tienes que mantener tu enfoque durante 25 minutos ayuda mucho a mantener tus pensamientos en su sitio, sin divagar en otros temas. No es lo mismo trabajar con ese horizonte de 25 minutos que trabajar sin saber cuando vas a cambiar de tema o con una planificación de 2 o 3 horas por delante dedicado a una sola tarea cuando sabes que tienes 20 más en espera y urgentes.

Estaba usando la aplicación Tea Timer como de costumbre hasta que en Kukudrulu publicaron en Twitter un enlace a un par de herramientas online para gestionar los Pomodoros, y como estoy empeñado en usar herramientas online siempre que haya una alternativa válida, decidí probar ambas. Las dos hacen lo que tienen que hacer, aunque me he quedado con pomodoro.me porque permite con un click empezar un nuevo pomodoro, pausa corta o pausa larga. Uso mucho esa opción cuando acabo una tarea antes de 25 minutos, para poner en marcha un descanso breve o largo según el caso.

Os dejo los enlaces a ambas por si os apetece probarlas:

pomodoro.me
 

Focus Booster
 

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Productividad

Tras el taller sobre productividad en la nube…

El pasado viernes tuve el gusto de poder compartir un poco de información y de contar algunas de mis aventuras y desventuras en este asunto de desarrollar mi productividad personal a un grupo de voluntarios y de futuros asistentes al TEDxValencia 2012 que se celebra el 5 de mayo en la UPV.

Fue una tarde muy agradable (al menos para mi :)) en la que empezamos hablando de los que para mi son aspectos fundamentales, como el dejar de intentar aumentar nuestra disciplina y en su lugar buscar algo que nos motive tanto que no sea necesaria. Luego vimos por encima algunas herramientas que utilizadas con los hábitos adecuados nos pueden servir para reducir un poco nuestro «ruido mental», ayudarnos a trabajar con menores niveles de estrés y por tanto dejar más espacio a la creatividad y a la búsqueda de nuestro Elemento.

Iba a dejar aquí la presentación que hice en Prezi, pero sin sonido no tiene ningún sentido, por lo que me he propuesto hacer un resumen, añadirle audio y subirla a Youtube para que tanto los asistentes como el resto de seguidores de este blog podais verla.

Aprovecharé también para escribir algún post sobre las herramientas que vimos, puede que con algún vídeo, también en las próximas semanas.

A todos los asistentes deciros que fue un placer y que espero veros de nuevo el 5 de mayo en TEDxValencia y comentar como os ha ido si habéis intentado probar algo de lo que hablamos.

Y aprovecho también para recordar a todos los que vivan lejos de Valencia y no puedan asistir al evento que se podrá seguir en directo desde la web tedxvalencia.com y que en unos días publicaremos las sedes que lo van a ofrecer en streaming por si os cae alguna cerca y os queréis acercar a compartir esta gran experiencia.

Podeis ver la crónica del taller AQUÍ

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Productividad

La confusión Herramienta-Objetivo

Esta mañana he pasado un rato hablando de productividad a unos pocos alumnos de ADE de la UPV en el campus de Alcoy (muy pocos en realidad, cosas del puente). Eso me ha hecho recordar que tenía este articulo en borradores desde hace tiempo y he decidido rematarlo y publicarlo.

La confusión herramienta<->objetivo es muy común en este campo de la productividad aunque también en otras áreas como la informática.

Escucho o leo con frecuencia frases como «quiero implantar GTD en mi empresa», o «quiero conseguir funcionar con GTD», o «quiero conseguir manejar los proyectos de la empresa con Scrum», o programar con Extreme Programming, o TDP, etc.

En el mundo de la informática lo habitual es oir «quiero llevarlo todo a la nube», «quiero virtualizar todos mis escritorios», «quiero meter todos los datos en una SAN», «quiero conseguir que todos usen la herramienta X para hacer Y»…

La pregunta que siempre me viene a la cabeza es ¿por qué? y en muchos casos la respuesta no es evidente: es la solución de moda, he visto que a X le funciona bien, a mi me va bien así que no tiene por qué no ir bien a todo el mundo…

No hay problema en ponerse como objetivo usar una herramienta, siempre que eso venga precedido de un objetivo real al que esa herramienta va a aportar valor, un estudio de qué es lo que se necesita, una comparación de opciones, un estudio del retorno previsto, etc.

Personalmente huyo de siglas y hago poco caso a gurús de las siglas quieren venderme un método como solución a todos mis males, así como tampoco presto demasiada atención a quien viene a venderme la cabina de discos de mis sueños sin haberme preguntado qué es lo que necesito o se ofrece a virtualizar todos mis escritorios sin saber qué es lo que tengo en mi empresa, o me insiste en que su ERP va a mejorar en un 20% la productividad de mis usuarios sin conocer el ERP que yo estoy usando.

El «One size fits all» no se puede aplicar ni a la productividad personal, ni a la productividad en la empresa, ni a los sistemas informáticos, ni a casi ninguna otra cosa que se os pueda ocurrir. Por más simple que hicieramos todos los sistema siempre serán demasiado complejos para que se puedan gestionar todos con un único modelo.

Así pues, si por un casual estás  buscando a alguien que te eche una mano en temas de productividad mi consejo sería huir de cualquiera que vaya con unas siglas por delante como si fueran el bálsamo de Fierabrás para tu empresa o para tí. Las soluciones a sistemas de cualquier tipo son siempre a medida por definición, no entienden de sistemas estándar.

Por más que lo digan muchos, no, el «mágico» GTD no es para todos. Cuando alguien fracasa en su implantación no es siempre que le falte motivación y excusas similares. Simplemente exige un tipo de estructuración mental que para mucha gente es tan difícil de adquirir que si lo consiguieran dejarían de ser ellos mismos. Hay muchas formas de organizarse un día a día productivo sin usar GTD, pese a quien pese.

Cuando inicié este blog publiqué un paso a paso en el que contaba como había empezado yo a organizarme de otra manera que me permitiera ser más productivo. Si alguien ha caido en el error de intentar imitarlo tal cual se habrá dado cuenta de que no le ha funcionado. Y no es que el sistema sea malo, porque a mi me fue bien, es que cualquier sistema puede servir de inspiración para otro, pero no se puede copiar tal cual.

En resumen: primero busca el motivo, el objetivo, luego intenta localizar la herramienta que te ayude y adáptala a tus necesidades, hacerlo al revés no tiene sentido ni funciona. Si el motivo es potente casi cualquier herramienta, mejor o peor, te ayudará. Si el motivo es débil o la herramienta se convierte en el objetivo porque queremos forzar su implantación sin salirnos de sus especificaciones generaremos algún que otro dolor de cabeza innecesario.

Hay unas siglas que pueden dar resultado en gran cantidad de casos, aunque seguro que hay muchos en los que tampoco funcionan (el trabajo asíncrono, por ejemplo, es posible en muchos casos pero no en todos). Las he nombrado en algún otro artículo: TAAR: Trabajo autónomo, asíncrono y responsable. Si funcionan en muchos casos es porque no son un método ni una herramienta, sino una forma de orientar el trabajo, que con métodos y herramientas adecuados a cada empresa suelen dar buenos resultados porque permiten a los empleados aportar más valor.

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¡Me encanta Flipboard!

No tengo una actividad muy intensa en redes sociales porque el tiempo que paso trabajando frente a una pantalla ya es mucho y me gusta permanecer desconectado todo lo posible en mi tiempo de ocio.

Pero eso no significa que esté totalmente aislado: Sigo a unas cuantas personas interesantes en Twitter, me gusta ver fotos en Flickr (y publicar alguna de vez en cuando), y muy por encima intento ver como les va a mis pocos contactos en Facebook. Estoy de alta también en LinkedIn pero la verdad es que no le hago ningún caso. También sigo una docena de blogs que hablan de cosas que me interesan y recientemente me he dado de alta en Instagram por curiosidad más que nada, porque sin iPhone y con la mala calidad de la cámara del iPad (para fotos, para vídeo va muy bien) poca cosa puedo hacer.

Tengo algunos ratos reservados durante la semana para echar un vistazo a todas estas cosas (excepto Twitter, que si que lo sigo más al día), y hasta hace poco lo hacía mediante varias aplicaciones o directamente en el navegador. Hasta que me llegó una referencia de Flipboard y la instalé en mi Ipad.

Di de alta mis cuentas en Twitter, Facebook, Flickr, Google Reader e Instagram (LinkedIn no, porque no la uso) y di de baja las publicaciones que vienen por defecto porque no las sigo. Automáticamente tenía en mi iPad una revista (en sentido literal, con su portada y todo compuesta por fotos que hayan publicado tus contactos) en la que seguir todo lo que me interesa seguir en la red, con un formato muy agradable y muy práctico: por ejemplo, si alguien publica en twitter un texto con un enlace, en Flipboard ya ves una foto y parte del texto de ese enlace. Además la aplicación es gratuita, así que no se puede pedir más. Cumple con los requisitos que le pido a cualquier aplicación: que haga lo que tiene que hacer, que no me haga perder tiempo (productividad ante todo) y que sea agradable, y la verdad es que resulta muy agradable.

 

 

 

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¿Qué es la nube?

Ultimamente mucha gente me hace esta pregunta. Es un término que ya aparece hasta en la sopa y que para muchos sigue siendo un misterio o les suena a anuncio de compresas. Intentaré explicarlo de una manera no demasiado técnica y medianamente accesible, a costa de caer seguramante en la imprecisión.

Si hablamos en términos generales la nube es simplemente Internet. Es verdad que también hay nubes privadas pero no vamos a hablar de ellas en este artículo. El dibujo de una nube se ha usado siempre para representar a Internet en los esquemas de red, y ese ha sido el motivo por el que se ha empezado a usar ese nombre.

Con la mejora de la velocidad de acceso a Internet y la evolución tecnológica y social que se ha ido produciendo en los últimos años, la red ha dejado de ser principalmente un lugar donde mirar webs y enviar emails para ir migrando hacia un lugar en el que se prestan servicios y se comparte información.

Cuando hablamos de llevar algo a la nube podemos estar hablando de muchas cosas:

  • Sacar cualquier tipo de información de un servidor de la empresa, pc de usuario, teléfono, tablet, etc. y poner esa información en un servicio en internet.
  • Usar un programa web disponible en internet para hacer una tarea en lugar de instalar un programa en nuestro equipo.
  • Instalar programas que aunque están en nuestro equipo usan la nube como lugar donde guardar los datos.
  • Llevar equipos completos a la nube, no solo programas o datos, en forma de servidores o equipos virtuales.
  • Crear programas propios y dejarlos disponibles en un servidor web de una empresa de hosting en lugar de instalarlos en un servidor o equipo privado.

Todos estos son ejemplos típicos de usos de la nube, aunque hay muchos más.

En definitiva se trata de sacar tecnología y datos de nuesta casa o empresa y confiar en una empresa especializada que nos garantizará que todo funciona y que nuestros datos están seguros. Y ese es el punto que hace que muchos se planteen la migración a la nube: la confianza en que la empresa que nos ofrece el servicio realmente hará que funcione y protegerá nuestros datos.

Cuando confias tu email a GMail (por poner un ejemplo) corres un riesgo: Google puede tener problemas técnicos y dejarte sin acceso (como ha ocurrido con Blackberry recientemente) o podría sufrir un ataque y tus emails podrían acabar en manos poco apropiadas. Existe una probabilidad de que eso ocurra, mayor o menor, pero existe. Si dejas tu email en tu pc corres el riesgo de que tu disco deje un día de girar y los pierdas todos, y sobre todo si usas Windows la probabilidad de que te hayan colado un troyano y alguien tenga acceso a tu pc no es demasiado baja. Para evitar la pérdida de datos estás obligado a hacer copias de seguridad frecuentes, algo que todos sabemos que tenemos que hacer y que lamentamos no haber hecho al día siguiente de haberlo perdido todo. Las ventajas del email en la nube son claras: accedes desde cualquier lugar y dispositivo y te despreocupas de la seguridad pues la empresa que se encarga de ello ya tiene ese tema controlado. Decidir si confias en ellos como para cederles esa responsabilidad es un tema que cada uno tiene que evaluar sopesando los posibles riesgos y las ventajas que le aporta la solución.

Suponiendo que tenemos la confianza suficiente, como en este blog hablamos de ser productivos, vamos a ver como podemos aprovechar la nube para aumentar nuestra productividad, y como ni en este tema ni en ningún otro hay una receta que sirva para todos, lo que haré es explicar en una serie de artículos como uso yo la nube. Cada uno podrá aprovechar lo que crea aprovechable para buscar su propio método y decidir qué le conviene llevar o no a la nube.

En sucesivos artículos iré comentando las herramientas en la nube que estoy utilizando en mi trabajo y como intento sacarles el máximo partido haciendo que interactuen unas con otras. Espero que os resulte interesante.

 

 

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Probando Teambox, un gestor de proyectos «social».

Si estais cómodos en Twitter/Facebook/Google+ y teneis que gestionar o trabajar en proyectos que impliquen a más personas os recomiendo darle una oportunidad a Teambox (teambox.com).

Llevo un par de años trabajando en el desarrollo de una aplicación colaborativa de gestión de proyectos «con otro aire» para mi empresa, y encontrarme con Teambox ha supuesto al mismo tiempo un duro golpe y una gran alegría.

Ha sido un duro golpe porque hace un par de años decidí desarrollar esta aplicación al no encontrar nada similar en el mercado, y de repente me encuentro con algo que reune una gran parte de lo que yo estoy haciendo: el timeline, el componente social, la facilidad de integración con el email y google apps, etc. Creo que antes de empezar incluso llegué a probar Teambox, pero en aquel momento no me convenció, no recuerdo por qué. Y resulta que tras Teambox hay un buen equipo, financiación, etc. y han conseguido un producto muy redondo, mientras que yo lo he desarrollado casi en solitario y sin dedicación absoluta ni mucho menos. En resumen: Teambox es ahora lo que mi proyecto (que ya está en producción desde hace unos meses) será dentro de un par de años si no surge nada que me obligue a desviar de él el tiempo que le dedico.

Pero ha sido una alegría por dos motivos:

  • por ver que aquellas ideas sobre cómo debía funcionar un gestor de proyectos en la era 2.0 no eran locuras solo mias, que más gente ha visto lo mismo y ha apostado fuerte por ello creando una empresa para dar forma a esas ideas.
  • porque si tras las pruebas a las que lo estoy sometiendo veo que responde y funciona como quiero, no tendré problema alguno en plantear en la empresa que ya hay un producto en el mercado que cubre lo que queríamos cubrir, y que como está más desarrollado que el nuestro lo vamos a adoptar y a dedicar el tiempo previsto para el desarrollo a otros temas en los que podamos aportar más valor. Esto supone evidentemente asumir el tiempo perdido en el desarrollo hasta ahora, pero es algo inevitable a veces: seguir invirtiendo más tiempo en crear algo que parece que ya existe nos haría perder aun más. Si esa fuera nuestra linea de negocio sería más lógico invertir recursos, acabar el desarrollo y competir con Teambox, pero solo buscamos cubrir una necesidad organizativa, nuestra empresa no desarrolla software comercial. Si ese software existe no es lógico que lo desarrollemos nosotros.

Así que si tras unas cuantas pruebas más todo sigue bien y en la empresa convence, no tendré más remedio que despedirme de mi querido proyecto aunque me duela. Le he dedicado mucho tiempo y cariño, pero salvo que encuentre algún problema inesperado ya no tiene sentido. Hay algunas características que nos resultan útiles que de momento no cubre Teambox, pero las plantearé a su lista de ideas a ver si gustan y se implementan en futuras revisiones.

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GMail minimalista

Desde que empecé a usar GMail hace años como cliente principal de correo ya no he vuelto a usar ningún otro de manera contínua, ni de escritorio ni web. He probado varios de ellos pero ya me he habituado al entorno GMail y acabo volviendo a él.

Recientemente he probado Sparrow, un cliente muy sencillo para Mac que accede a tu correo en GMail mediante IMAP, pero aunque resulta muy agradable tiene algunas pegas que han hecho que vuelva al entorno web de GMail.

Lo que si he encontrado útil es esta extensión para Firefox y Chrome: Minimalist GMail, que lo que hace es limpiar todo el entorno de GMail de aquello que no es email.

Con el tiempo se han ido añadiendo funciones a GMail y se ha ido llenando la cabecera, pie y barras laterales con enlaces a las nuevas prestaciones. Uso muy pocas de esas prestaciones, y me he acostumbrado ultimamente a trabajar con entornos sencillos y limpios, que no me distraigan, por lo que he activado un buen número de las opciones que presenta esta extensión para dejar mi solapa de GMail con lo que necesito: acceso a las etiquetas y a las carpetas básicas.

Para mucha gente puede resultar absurdo quitar elementos que en principio son útiles, como el acceso a Reader, a Picasa, el chat, etc, pero si trabajas de una manera similar a la que propongo en este blog, entonces estarás entrando a tu email en momentos en los que tu has decidido que vas a procesar el email, y puesto que tu lo has decidido es lo que deberías hacer.

Si tienes el chat activo y no has desactivado la opción de mostrar tu estado es posible que a alguien le apetezca contarte algo. Con el acceso a Reader tan a la vista puedes recordar que llevas dos dias sin leer tus blogs favoritos y entrar «solo dos minutos» a ver qué hay de nuevo….

Aunque hasta hace un par de años siempre he dicho que todo cuando más a mano mejor, ahora salvo contadas excepciones y con la experiencia de estos últimos dos años afirmo todo lo contrario: a mano solo lo que tienes que hacer, el resto ya lo buscarás cuando decidas hacerlo, no necesitas tenerlo a la vista tentándote…