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Motivación intrínseca y TEDxValencia 2012

Tras muchos meses de trabajo por parte del enorme equipo de voluntarios que lo han hecho posible, el sábado 5 de mayo fue por fín el día X para el TEDxValencia 2012.

Como ya ocurrió en 2011 fue una gran experiencia poder disfrutar en vivo del evento, no solo por el nivel de los ponentes sino por el ambiente que se respiraba en todo momento, algo que no se puede llegar a captar viendo los vídeos a posteriori. Como dije en la despedida a la pregunta de David, me fuí muy inspirado y motivado.

Este año ha sido especial porque no he asistido solo como «espectador», sino que a través de nuestro proyecto tiktakwebs.com hemos podido colaborar en la organización del evento programando la magnífica web que Rafa Armero diseñó, además de asistir a uno de los talleres TEDxValencia Adventures dirigidos por Inanna Catalá que salieron de una idea de Isabel Villagar, y organizar otro taller del que ya os hablé.

Y todo eso me da pie a hablar de nuevo de motivación, un tema del que ya en alguna ocasión he hablado en este blog.

De vuelta a casa hice el ejercicio de imaginarme que este proyecto de web no hubiera sido para algo que me motiva tanto como organizar un TEDx y hubiera llegado a mis manos de otra manera. Imaginaba que David me hubiera llamado hace unos meses para decirme: oye mira, tengo un proyecto de web que quiero que hagas, lo va a diseñar un diseñador con el que nunca has trabajado, y los contenidos no están aun muy claros, ya iremos viendo que sale, y te voy a pagar XXX por hacerlo.

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La productividad y los puentes

Hace tiempo que quería escribir algo sobre esto y esta semana llena de puentes es una buena ocasión para hacerlo.

España necesita aumentar su productividad, y mucho. En eso parece que todos estamos de acuerdo. Se oyen propuestas vagas de ligar sueldos a productividad que no son más que intentos de tomar atajos para evitar tener que abordar el grave problema de fondo (en otra ocasión escribiré lo que opino sobre usar el palo y la zanahoria para que los empleados sean más productivos). Pero hay una medida sencilla que aunque no haría milagros dentro de lo mal que estamos, al menos aportaría alguna décima o puede que incluso algún punto a nuestros maltrechos índices de productividad: pegar los festivos a los fines de semana, y si en una semana hay dos festivos, como es el caso de ésta, juntar ambos y pegarlos también al fin de semana.

Cuando se habla de estas medidas aparecen siempre dos argumentos que se oponen radicalmente:

  • El sector turístico, que dice que tendría menos días de ocupación. No entiendo por qué tiene que ser así. Quien ha disfrutado de este megapuente y se ha ido a un hotel ha tenido que tomarse tres días de vacaciones, que según su situación habrá acordado de una u otra manera con su empresa. Si hubiéramos agrupado los dos festivos en jueves y viernes, quien hubiera querido tomarse toda la semana de vacaciones hubiera tenido que cogerse esos mismos tres dias libres.
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Probando Teambox, un gestor de proyectos «social».

Si estais cómodos en Twitter/Facebook/Google+ y teneis que gestionar o trabajar en proyectos que impliquen a más personas os recomiendo darle una oportunidad a Teambox (teambox.com).

Llevo un par de años trabajando en el desarrollo de una aplicación colaborativa de gestión de proyectos «con otro aire» para mi empresa, y encontrarme con Teambox ha supuesto al mismo tiempo un duro golpe y una gran alegría.

Ha sido un duro golpe porque hace un par de años decidí desarrollar esta aplicación al no encontrar nada similar en el mercado, y de repente me encuentro con algo que reune una gran parte de lo que yo estoy haciendo: el timeline, el componente social, la facilidad de integración con el email y google apps, etc. Creo que antes de empezar incluso llegué a probar Teambox, pero en aquel momento no me convenció, no recuerdo por qué. Y resulta que tras Teambox hay un buen equipo, financiación, etc. y han conseguido un producto muy redondo, mientras que yo lo he desarrollado casi en solitario y sin dedicación absoluta ni mucho menos. En resumen: Teambox es ahora lo que mi proyecto (que ya está en producción desde hace unos meses) será dentro de un par de años si no surge nada que me obligue a desviar de él el tiempo que le dedico.

Pero ha sido una alegría por dos motivos:

  • por ver que aquellas ideas sobre cómo debía funcionar un gestor de proyectos en la era 2.0 no eran locuras solo mias, que más gente ha visto lo mismo y ha apostado fuerte por ello creando una empresa para dar forma a esas ideas.
  • porque si tras las pruebas a las que lo estoy sometiendo veo que responde y funciona como quiero, no tendré problema alguno en plantear en la empresa que ya hay un producto en el mercado que cubre lo que queríamos cubrir, y que como está más desarrollado que el nuestro lo vamos a adoptar y a dedicar el tiempo previsto para el desarrollo a otros temas en los que podamos aportar más valor. Esto supone evidentemente asumir el tiempo perdido en el desarrollo hasta ahora, pero es algo inevitable a veces: seguir invirtiendo más tiempo en crear algo que parece que ya existe nos haría perder aun más. Si esa fuera nuestra linea de negocio sería más lógico invertir recursos, acabar el desarrollo y competir con Teambox, pero solo buscamos cubrir una necesidad organizativa, nuestra empresa no desarrolla software comercial. Si ese software existe no es lógico que lo desarrollemos nosotros.

Así que si tras unas cuantas pruebas más todo sigue bien y en la empresa convence, no tendré más remedio que despedirme de mi querido proyecto aunque me duela. Le he dedicado mucho tiempo y cariño, pero salvo que encuentre algún problema inesperado ya no tiene sentido. Hay algunas características que nos resultan útiles que de momento no cubre Teambox, pero las plantearé a su lista de ideas a ver si gustan y se implementan en futuras revisiones.

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Otro tipo de empleo

Acabo de comprar un software a través de la web de una empresa y me ha llamado la atención el anuncio en el que indican que están buscando gente para trabajar con ellos. El anuncio está en inglés, así que me permito traducirlo casi literalmente a continuación. Tras detallar los puestos que necesitan cubrir pasan a la sección en la que explican su modo de trabajo:

Cómo trabajamos

Somos lo que podrías llamar una «empresa virtual». Tenemos una oficina, pero nunca hay nadie allí. Todos trabajamos desde casa.

Nuestra oficina real es Basecamp (una webapp para gestionar proyectos) y Skype. Cuando nos necesitamos nos enviamos un email, chateamos o hablamos.

No hay máquina de café ni de agua fria. A cambio, el horario de trabajo es flexible, no hay desplazamientos  y tendrás más horas para estar con tu familia y tus amigos.

Nos hace muy felices aceptar a gente de cualquier lugar del mundo.

La oficina en muchos casos no es más que un gasto innecesario para el empleador y una pérdida de tiempo para el empleado cuando los hábitos de trabajo son buenos y el entorno de trabajo es el adecuado. Es cuestión de tiempo que todo el mundo se vaya dando cuenta y las empresas empiecen a cambiar ambas cosas para dejar de perder tiempo y dinero.

Desde el punto de vista del empresario, si compites con una empresa que puede funcionar bien con su gente trabajando donde quiera tienes tres importantes desventajas:

  • Tienes más gastos de estructura que ellos.
  • Sus métodos de trabajo serán casi seguro más productivos que los tuyos, pues es casi imposible funcionar sin oficina si no es así. Eso significa que tienes más gastos por costes de no calidad del trabajo que ellos.
  • Puedes sufrir una fuga de tus empleados más valiosos sin que siquiera tu competencia tenga que pagarles más que tu. Se irán porque no podrás igualar las condiciones laborales que les ofrecerán.

La mayor parte de las oficinas serían ya hoy mismo prescindibles con sólo trabajar de otra manera y utilizar la tecnología adecuada. Lo más difícil, como ocurre con cualquier tipo de cambio: reemplazar los hábitos de trabajo adquiridos en la era del papel, el fax, el teléfono y la visita al despacho por nuevos hábitos válidos para la era de la digitalización y la nube.

Servidores en la nube con una empresa fiable, usuarios con escritorios virtualizados, un entorno adecuado para compartir información y proyectos, hábitos adaptados a la nueva era y basados en la productividad, no en tiempo de calentamiento de silla… Para muchas empresas parece una utopía, pero cada vez hay más ejemplos que demuestran que no lo es.

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Reflexión sobre las vacaciones

Desde que estoy tratando de trabajar de una manera más productiva me estoy dando cuenta de la enorme importancia que el descanso tiene cuando quieres trabajar bien de manera continuada.

Trabajar sin el descanso adecuado puede funcionar durante un tiempo, pero más pronto o más tarde acaba por quemarte o por bajar la calidad de tu trabajo.

Aparte del descanso diario, durmiendo las horas necesarias, siendo capaz de desconectar nuestra cabeza del trabajo cuando ya no estamos en él, dedicándonos a actividades que nos gusten y nos faciliten la desconexión, etc. es necesario tener periodos más largos de descanso en los que por unos días nuestra mente se «resetea» y carga pilas para afrontar nuevos retos en el trabajo.

Para eso están las vacaciones, para ayudarnos esa recarga más potente de energía. La forma en que disfrutamos las vacaciones ha ido cambiando poco a poco a medida que los requisitos de las empresas han ido cambiando y los clientes se han ido haciendo más exigentes. Hace años era habitual que las empresas cerraran todo el mes de agosto y enviaran a todos sus empleados de vacaciones. Hoy es una situación impensable para la gran mayoría.

Las vacaciones de un mes se han convertido también en muchos casos en periodos más cortos de 1, 2 o 3 semanas repartidos a lo largo del año, un modelo sobre el que muchos echan pestes pero que con la evolución actual de los puestos de trabajo y de las comunicaciones tiene cada vez más sentido para muchos perfiles laborales.

Me pongo como ejemplo en este caso: Mi periodo vacacional (del que estoy disfrutando ahora) consta de 3 semanas consecutivas y de una serie de días libres que los que puedo disfrutar libremente a lo largo del año. Combinar  algunos de esos días con algún puente me permite disfrutar de vez en cuando de una semana (o casi) de desconexión fuera del periodo estival, lo cual me ayuda a recargar energías en momentos «atípicos» del año, lo cual no puedo negar que me sienta muy muy bien.

Viéndolo así, si con una semana ya se notan los efectos beneficiosos de la desconexión, podríamos pensar que con tres semanas los efectos serán el triple de buenos, pero no es así: cuando tu trabajo es necesario para que se desarrolle el trabajo de otras personas, llega un punto en el que vas a ser necesario para algo y te van a llamar, o vas a necesitar entrar a tu email como mínimo a despejarlo un poco y evitar pasarte los dos primeros días tras las vacaciones leyendo emails. Y una vez que te llaman o caes en la tentación y entra a tu email tu cabeza reconecta de alguna manera con el trabajo y cuesta traerla de nuevo al disfrute de las vacaciones. A medida que aumenta la cantidad, disminuye la calidad del descanso vacacional.

Creo que teniendo en cuenta la evolución de los puestos de trabajo, cada vez menos mecánicos, más orientados a la gestión y cada vez con mayores responsabilidades, los periodos de vacaciones deberían adaptarse a cada perfil, y cada profesional, ya trabaje por cuenta propia o ajena, debería poder elegir cómo y cuando disfrutar de sus vacaciones para sacarles el mayor partido.

Para mi el tiempo de desconexión ideal es de entre 7 y 10 días. Si desconecto más tiempo luego tengo que sufrir los problemas que me acarrea esa desconexión además de no poder disfrutar a tope los últimos días debido a que mi ausencia prolongada genera problemas en otros compañeros que o bien tienen que contactar conmigo o bien aumentan mi lista de «cosas urgentes que hacer a la vuelta».

En un artículo de un dominical leí acerca de una empresa en la que los días de vacaciones no estaban siguiera regulados: su cultura en base a objetivos e indicadores estaba ya tan madura que cada empleado tenía libertad para tomarse unos días de descanso cuando lo necesitara siempre que no afectara ni a sus objetivos personales ni a los de la empresa. La empresa no llevaba la cuenta de los días disfrutados, sino de los objetivos conseguidos.

El 99,999% de las empresas no están en un estado tan maduro como para funcionar con un modelo así, pero posiblemente muchas si que podrían funcionar dando libertad a cada empleado para disfrutar de los días de vacaciones que le corresponden con total libertad a lo largo del año. Lo que este modelo exige es simplemente tener empleados responsables y con sentido común que no se tomen vacaciones en periodos críticos ni dejen un departamento vacío por irse todos a la vez, y ese tipo de empleados creo que no es tan escaso como para que sea un modelo difícil de implantar.

Me consta que hay empresas que lo hacen, pero por los contactos que tengo parece que son una minoría, y creo que bien planteado sería un modelo beneficioso para muchas empresas, pues sería beneficioso para sus empleados.

En mi caso, siguiendo con el ejemplo, una semana en abril o mayo para perderme por los Pirineos me deja más preparado para la vuelta que tres semanas en julio o agosto, cuando aun intentando hacer lo mismo que en abril o mayo resulta totalmente imposible por las aglomeraciones, haciendo que lo que se suponía que iba a ser relajante acabe por ser estresante.

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Claves para implantar el trabajo desde casa en la empresa

Desde que trabajo casi todo el tiempo en remoto no son pocos los que me preguntan cómo hacer que un cambio así funcione en una empresa. La verdad es que no creo que haya ninguna fórmula que pueda garantizar el éxito en cualquier empresa, pero sí hay una premisa que creo que es necesaria para que una empresa pueda empezar a plantearse si el teletrabajo podría ser una opción ventajosa con al menos una parte de sus trabajadores:

Organizar previamente la empresa para que todo el mundo trabaje en función de unos objetivos medibles e implantar un sistema que permita hacer un buen seguimiento de los mismos.

Si esto como mínimo no se cumple, las posibilidades de éxito son escasas. En realidad esta organización debería estar implantada ya en cualquier empresa, pues dedicarse a contar cuantas horas pasa un trabajador frente a su mesa ya está más que demostrado que no sirve para nada. De hecho en España estamos en cabeza en el número de horas que pasamos en nuestro puesto de trabajo (que no son las mismas que pasamos trabajando) y en cambio estamos a la cola en productividad.

Los gerentes de nuestras empresas están obligados a cambiar el chip y a dejar de preocuparse por las horas que un empleado mantiene la silla ocupada y empezar a medir el valor que genera para la empresa. Y los empleados deben dejar de leer marca.com y enviar tweets en sus horas de trabajo y concentrarse en las horas que pasan en su puesto en ser productivos y cumplir sus objetivos.

En España ese tipo de empresas es aun minoritario. Se sigue mirando mal al que se levanta cuando da la hora y se va a su casa sin «echar una horita más», se pierde mucho tiempo en temas que nada tienen que ver con el trabajo y no hay elementos de medida con los que se pueda evaluar el desempeño.

Trabajando en casa el control horario no sirve de nada. Si en una oficina con más gente ya se pierde tiempo, en casa, sin nadie alrededor que vea lo que estamos haciendo, este efecto se multiplica. Por eso el elemento básico antes de que un trabajador pueda empezar a trabajar en remoto es que sepa lo que se espera de él y cómo se le va a medir.

Objetivos e indicadores, esos son los dos primeros elementos con los que tenemos que contar para empezar a trabajar en remoto, y no vale solo con tenerlos, además tienen que ser de calidad.

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La evolución del trabajo en la oficina

TAAR

Estas viñetas, hasta la tercera, son una visión personal y exagerada de lo que ha sucedido en el último cuarto de siglo en muchas empresas. La cuarta es una imagen de lo que veo o me gustaría ver como futuro no muy lejano. 

Un buen día el «mando y ordeno» empezó a perder prestigio en favor de lo que los gurús y carísimos asesores de la época llamaban «trabajo en grupo». Muchas empresas tomaron buena nota de este cambio. Algunas contrataron a esos caros asesores, otras lo hicieron por su cuenta. En ambos casos empezaron a caer tabiques y separadores para crear una zona de trabajo común que se suponía mucho más favorable para el trabajo en grupo, un concepto que en muchos casos no se sabía exáctamente que significaba, pero claro, un grupo no se concebía con tabiques, así que muchos de ellos cayeron.

Esto representó un pequeño avance en la productividad porque cuando necesitabas decirle, pedirle o darle algo a alguien ya no te tenias que levantar si ese alguien caia en una zona cercana a la tuya. Como contrapartida disminuyó la productividad de dos maneras:

  • Aumentó considerablemente el ruido en la oficina por las charlas en el espacio común, perjudicando la concentración.
  • Aumentó el chismorreo, la conversación sobre el partido de ayer, sobre el fin de semana, la comunión de los niños, la que está cayendo ahi fuera, etc. ya que ahora ya no había que ir a propósito a chismorrear, sino que se podía hacer desde la propia mesa y a más de dos bandas, lo cual le daba más atractivo todavía. Era chismorreo multipunto desde el propio espacio de trabajo. Esto colaboró a hacer aun más grave el punto 1.

El trabajo en grupo no aportó mejoras significativas en la mayoría de las empresas debido a que no cambió ninguno de los hábitos anteriores de trabajo, ni vino acompañado de una formación adecuada sobre lo que se suponía que se debía hacer en esos «grupos».

Cuando se ponía a los grupos de trabajo a colaborar en proyectos la mayoría de las veces se diluian las responsabilidades entre el grupo de manera que no había avances. Hablo en pasado conscientemente, aunque algunas empresas aun están en esta fase.

El trabajo en equipo llegó entonces como la versión 2.0 del trabajo en grupo. En este caso ya hablábamos de objetivos, de planificación, de tener un lider que gestionaba el equipo y los proyectos. De nuevo caros asesores se dedicaron a formar y motivar a los directivos y empleados en este modelo de trabajo. Se formaban equipos, se designaba un líder, se ponía en marcha el proyecto, y de nuevo no había grandes avances. ¡Pero si estamos supermotivados y hemos hecho brainstorming y mapas mentales y todo! ¿Como puede ocurrir esto?

De nuevo la respuesta es la misma: la motivación no cambia hábitos. Se crea el proyecto, nos ilusionamos, nos vamos a comer el mundo, volvemos a nuestra mesa y seguimos haciendo lo mismo que ayer y anteayer, pero con más reuniones en las que tomamos más decisiones que nunca llegan a ser realidad. En otras ocasiones ni siquiera estamos ilusionados y motivados, pero como nos han dicho que ahora tenemos que tener proyectos y objetivos nos los inventamos para cubrir el expediente, pero sin tener ni idea de cómo abordarlos, ni medirlos, ni saber siquiera si son realizables.

La verdadera evolución en el trabajo se produce cuando dejamos de pensar en equipos y en grupos y cada empleado empieza a orientarse a si mismo, a su mejora personal. Cada persona en la empresa se orienta a conseguir lo que, en un alarde de originalidad, he llamado TAAR: Trabajo Autónomo, Asíncrono y Responsable.

Este paso es condición necesaria pero no suficiente para que una empresa pueda empezar a pensar en implantar con cierto éxito un modelo que permita el teletrabajo. Y aunque no piense en implantarlo es un sistema de trabajo que a la larga garantiza resultados pues es inmune a modas y corrientes. Es sentido común aplicado al trabajo.

Explicaré brevemente cada sigla, aunque de ellas hablaré con más amplitud en artículos posteriores.

  • Trabajo: pues de eso se trata, de trabajar. No requiere más explicación.
  • Autónomo: dejamos de buscar tiempo para reunirnos y empezamos a buscar tiempo para trabajar en solitario. Si asociamos el concepto de trabajo a «hacer cosas», podemos decir que solo estamos trabajando cuando estamos solos, pues es cuando estamos «haciendo cosas». Todo el tiempo que pasamos en reuniones, al teléfono, en charlas informales, etc. estamos aclarando o decidiendo «cosas», que si no llegan a hacerse nunca darán resultados. Necesitamos autonomía y tiempo en solitario para hacer que ocurra todo lo que decidimos hacer.
  • Asíncrono: Si buena parte de nuestro trabajo depende de que alguien nos proporcione algo «al instante», estamos entorpeciendo la autonomía de otros compañeros para realizar nuestro trabajo. Esto no es bueno para el conjunto de la empresa, aunque yo personalmente pueda avanzar más si me dan lo que necesito en el momento en que lo pido. Es necesario organizar los flujos de trabajo de manera que las interdependencias en la empresa cuenten con cierta previsión, evitando en lo posible las urgencias. Trabajo asíncrono significa que yo puedo ser productivo pidiendo lo que necesito por email o algún otro medio que no interrumpa a mis compañeros y esperando el plazo razonable que ellos me han dado para responderme. Y como contrapartida mis compañeros me interrumpen también lo mínimo posible pues han organizado su día a día de la misma manera.
  • Responsable: Cumplo mis compromisos. Para mantenernos en un buen estado productivo vamos a tener que poner límites a nuestros compromisos, pero los que adquiramos los vamos a tener que cumplir, porque nuestros compañeros van a contar con ello. La falta de responsabilidad ante los compromisos, es decir, la falta de compromiso, es la causante de muchos de los retrasos e ineficiencias en las empresas.

Conseguir el TAAR cuando uno trabaja de manera aislada y solo tiene clientes es un proceso difícil, pero que depende única y exclusivamente de uno mismo. Cuando queremos llevar este concepto a una empresa la labor es mucho más difícil aun, pues nuestro éxito personal dependerá en parte del éxito personal de cada uno de nuestros colaboradores.