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Paso a paso – 12 y final

Si habéis estado siguiendo el blog desde el principio puede que hayáis notado que el ritmo de una entrada de la serie «Paso a paso» cada mes se rompió en abril. Los motivos son dos:

  • Estoy trabajando en un proyecto que queremos lanzar durante este mes y eso ha hecho que disponga de menos tiempo para crear entradas en wohom
  • Llegados al punto 11 me he estado replanteando la forma de enfocar desde ahora las entradas del blog. Desde aquí ya no tiene mucho sentido un paso a paso, sino más bien ir publicando artículos que ayuden a orientarse, centrarse, utilizar alguna herramienta, recordar conceptos, etc.

Así pues, con este artículo cierro la serie «Paso a paso» con un último y simple consejo: Si has puesto en práctica de alguna manera lo explicado en los pasos anteriores, la forma de garantizar que avanzas hacia tus objetivos es marcarte el reto de completar como mínimo una de las tareas que te has marcado como claves para tus objetivos.

Eso no garantizará que cumplas con tus plazos si los has marcado, pero si garantiza que tus proyectos no encallan, que es uno de los mayores problemas con los que me he encontrado y con los que veo que la gente se encuentra: se inicia un proyecto, se arranca con ganas pero luego pasa mucho tiempo parado al desviar nuestra atención a otros asuntos nuevos. Cuanto más tiempo se para más cuesta luego retomarlo y acaba cayendo en el olvido. Si el proyecto es importante, simplemente pon la meta de cada día conseguir un avance, aunque sea mínimo, pero no dejes pasar un día sin conseguirlo.

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Paso a paso (11) – ¿Sabes lo que quieres?

La respuesta a esta pregunta es la que nos va a dar la clave para saber si estamos en el camino de ser más productivos o simplemente más organizados.

Ser productivo consiste en crear más valor, no en hacer tareas en su tiempo y forma. Si logras tener un sistema que te permite abordar de una manera más ordenada todo lo que te va tocando hacer en tu día a día, estás siendo más organizado. Cuando das un sentido a eso que estás haciendo es cuando realmente empiezas a trabajar para ser más productivo.

Evidentemente el simple hecho de mejorar la gestión del día a día ya afecta a nuestra productividad porque cumplir con lo que tenemos que hacer ya tiene un gran valor, pero es un valor residual comparado con lo que podemos conseguir cuando tenemos muy claro lo que queremos y empezamos a trabajar orientados a un objetivo.

Antes de seguir, toca hacerse esa breve pregunta, que nos ayudará luego a clasificar nuestras tareas y a dar un sentido a lo que hacemos cada día.

En mi caso me he marcado dos objetivos:

  • en mi trabajo diario, quiero que todas las personas que se alimentan de mi trabajo estén contentos con él, y quiero además ayudarles en lo posible a que también mejoren su productividad.
  • en mi vida personal, quiero disfrutar de tiempo libre para mi familia sin dejar por ello de dedicar tiempo y energía a mis proyectos personales.

¿Y sabes cómo hacerlo?

Pues no, no conozco el camino que lleva directo a conseguir esos dos objetivos, pero eso no es lo importante. De hecho el peligro está en tener claro el camino de antemano, pues como decía en el anterior artículo, cuando eso ocurre, lo que pasa es que estás siguiendo el camino que ya ha marcado otro.

De momento solo piensa y anota lo que quieres, tus objetivos, aunque no tengas ni idea de cómo conseguirlo. Escribirlo y leerlo de vez en cuando es importante, así que una vez escrito, no lo escondas mucho.

Tus objetivos deben ser metas que dependen sobre todo de ti. Si vas a iniciar un blog y quieres tener muchos suscriptores, no te ponga somo objetivo tener 10.000 suscriptores, porque eso no depende de ti. En ese caso mejor ponde como objetivo inicial «crear contenido frecuente y de calidad y dedicar tiempo a investigar sobre SEO y marketing para hacerlo visible y conseguir suscriptores».

No necesitamos ser muy concretos de momento, en eso ya entraremos. Hablando en términos empresariales estariamos preguntándonos cual es nuestra misión.

¿Para qué estás trabajando?

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Paso a paso (10) – Una breve pausa para recapitular

En el tercer artículo de este paso a paso hablaba de la forma de empezar a mejorar en nuestra productividad y por qué me centré en un principio en buscar la manera de manejar mejor mis tareas.

Siguiendo los pasos explicados hasta el punto 9 he conseguido en unos meses tener prácticamente todo mi día a día bajo control. Eso no significa que lo lleve todo al día, pero sí que soy consciente de qué llevo al día y qué no y de cuanto retraso llevo.

Además he conseguido estar mucho más relajado en las horas en las que no estoy trabajando, por no tener que estar pensando en no olvidar nada en la próxima jornada, y estar mucho más centrado en lo que estoy haciendo en cada momento, tanto en las horas de trabajo como en las de ocio.

No son pocos cambios ni son cambios pequeños.

Desde ahora este paso a paso cambia de tercio. Ya tenemos más o menos bajo control esos hábitos de nivel bajo de los que hablaba en ese tercer artículo, así que desde el próximo artículo vamos a empezar a centrarnos en mejorar nuestros hábitos de nivel alto.

De poco sirve tener todas tus tareas bajo control si esas tareas no tienen un objetivo, si no te llevan a ninguna parte, si son tareas que no deberías estar haciendo porque no tienen valor.

Vamos a empezar a enfocarnos en buscar sentido a lo que hacemos y en cambiar nuestro modo de abordar nuestro trabajo.

Mientras tanto, si aparte de lo que yo vaya escribiendo aquí quieres leer a alguno de los autores que me han ido dando pistas y claves para ir cambiando el rumbo, te recomiendo empezar por alguno de estos tres libros:

Personalmente, y basándome únicamente en mi experiencia, recomiendo trabajar a fondo los pasos anteriores antes de seguir con nuevos cambios. Para mi no ha sido posible conseguir orientarme hacia el futuro y dar sentido a lo que hago hasta que he conseguido un cierto orden y calma en mi día a día.

Así que si has llegado hasta aquí es el momento de plantearse: ¿ha cambiado algo desde que empecé? ¿trabajo mejor, más tranquilo? ¿ha disminuido el nivel de caos en mi trabajo? ¿tengo un mapa claro de lo que tengo por hacer? ¿me siguen recordando encargos que me hicieron y he olvidado? ¿me mantengo más concentrado en lo que tengo entre manos o mi cabeza sigue volando a su aire?

De las respuestas a esas preguntas seguramente puedes deducir si vale la pena seguir avanzando o si es mejor volver atras a repasar y poner más énfasis en adquirir los primeros hábitos necesarios.

 

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Paso a paso (9) – Enfoca tu atención

En el anterior artículo de este «paso a paso» que pretende ser una pequeña guía para ir aumentando nuestra productividad, hablaba de centrarse en acabar tareas y proyectos antes de empezar otros nuevos, ya que ser productivo consiste en ser capaz de acabar lo que empiezas, no en ser capaz de empezar muchas cosas.

Uno de los hábitos más difíciles de desarrollar pero también más efectivos para conseguir acabar tareas es el de permanecer con nuestra atención 100% enfocada en lo que estamos haciendo hasta terminarlo.

La idea es conseguir trabajar en un estado mental en el que todo aquello que no tenga que ver con lo que tenemos entre manos nos traiga sin cuidado. Da igual que tengamos 35 tareas esperando en nuestra lista o que te acabes de dar cuenta de que vas fatal en alguno de tus objetivos: en este momento has decidido dedicarte a una tarea, y mientras te mantengas en ella las demás no existen.

Conseguir llegar a ese estado mental no es fácil. Ayuda mucho seguir estrictamente el primero de los pasos que propuse en esta guía: anotar todo lo que tengas que hacer en un sistema 100% fiable. Este paso es clave para evitar el bombardeo de pensamientos ajenos a nuestra tarea, ya que una vez nuestro cerebro se fia completamente del sistema ya no necesita traer continuamente esos pensamientos a primer plano para no olvidarlos. Pero no es suficiente.

Como no son únicamente esos pensamientos los que nos van a venir a molestar, necesitamos más ayuda a la hora de centrar nuestra mente.

Sorprendentemente, la ayuda para mi vino de un lugar del que nunca había podido imaginar que llegaría. Por pura casualidad un día llegó a mis manos información sobre Zen y sobre Zazen, la meditación sentada que se practica en Zen. Leí una frase que capturó mi atención de inmediato: «trae tu atención plena aquí y ahora», y tras seguir profundizando vi asombrado como eso que yo quería lograr en mi día a día laboral es lo que el Zen pretende lograr en el 100% de tu vida: traer tu atención aquí y ahora.

Así que desde hace unos meses inicio cada día con una breve sesión de 15 o 20 minutos de meditación en su versión más simple:

-Sentarse en una posición cómoda y centrar toda tu atención en tu respiración.
-Cuando cualquier pensamiento no deseado aparezca, simplemente ser consciente de ello, observarlo y dejarlo ir, devolviendo la atención a la respiración.
-No juzgar, ni entrar en debate, ni intentar analizar el pensamiento. Solo ser consciente de que se ha producido y observarlo hasta que se vaya.

Este pequeño entrenamiento, repetido con frecuencia, aparte de muchas otras ventajas, te permitirá mejorar poco a poco el control sobre aquello que pasa por tu mente en cada momento, reconocerlo y arrinconarlo si en ese momento no procede. No es instantáneo, requiere constancia, pero funciona.

Cuando te metas en una tarea, no permitas que nada te saque de «aquí y ahora». Las distracciones serán múltiples, vendrán de muchos sitios. Iremos viendo como evitarlas o minimizarlas.

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Paso a paso (8) – Completar tareas y proyectos

Tras unas pequeñas y creo que merecidas vacaciones de inicio de año, y como ya ha pasado un mes desde que habñe del hábito de planificar, sigo con el paso a paso hacia el incremento de nuestra productividad:

Todos los elementos anteriores de este «paso a paso» pueden ser muy útiles o no servir para nada según lo que hagas con las tareas que incluyes en ellos. Si las tareas que recoges, procesas y planificas no llegan a ejecutarse, lo hacen mucho más tarde de lo previsto o se cierran en falso, no estamos ganando mucho utilizando este sistema.

Hay una actitud esencial a la hora de mejorar nuestra productividad, algo elemental pero que se nos olvida a menudo: centrarse en acabar, no en empezar. Empezar una tarea o proyecto es algo que puede hacer cualquiera. Acabar bien la tarea o proyecto es lo difícil y es justo lo que nos hará ser productivos. Por mucho que trabajemos nunca seremos productivos si no somos capaces de rematar bien lo que empezamos.

Si mientras trabajamos en las tareas que componen un proyecto surge otro nuevo, por más que nos ilusione esta nueva propuesta, no podemos demorar o aplazar los hitos que nos queden para finalizar los proyectos que ya tenemos en marcha.

No es fácil evitar caer en esta trampa. Yo mismo he caido muchas veces y sigo cayendo. Las últimas fases de los proyectos suelen ser más aburridas que las iniciales, y el trabajo que ya has invertido en ellos hace que ya no te ilusionen como al principio, por lo que es fácil que las tareas iniciales de nuevos proyectos empiecen a desplazar en el tiempo a las tareas finales de proyectos en marcha. La forma de evitarlo es ser inflexible: nunca programar tareas de nuevos proyectos antes de las que ya tienes programadas en tus proyectos en marcha, salvo que por necesidad de sincronizar con alguien tengas tiempos de espera en ellos.

Completar una tarea debe tomarse además en sentido estricto: no vale el completado con flecos que nos obligará a volver sobre ella para ajustar todo aquello que no hemos solucionado al 100%.

A veces somos demasiado genéricos anotando una tarea, o resulta que no hemos sabido ver su complejidad y nos encontramos con algo más complicado de lo que teníamos previsto e imposible de acabar en el tiempo asignado. El sistema que yo uso cuando esto ocurre, en lugar de dejar la tarea pendiente de acabar, es el siguiente:

  • Si creo que puedo acabarla en un tiempo prudencial y el resto de tareas del día no son urgentes intento acabarla y desplazar alguna de las otras tareas a mañana.
  • Si esto no es posible marco la tarea como finalizada anotando en ella los problemas que han surgido que me han impedido acabarla al 100% y creo otra u otras tareas más concretas cuyo contenido es lo que me ha quedado pendiente de la tarea inicial. De esta manera se qué es lo que exáctamente me queda por hacer de lo que tenía por hacer inicialmente.

Nuestra capacidad para terminar tareas se puede mejorar de varias maneras, con pequeños cambios que podemos hacer en nuestra forma de trabajar. Los comentaré en siguientes artículos, aunque la idea esencial en todos ellos es la misma: trabajar en una sola cosa a la vez y de manera contínua, evitando interrupciones. Cualquier cosa que se te ocurra hacer que favorezca estas dos condiciones te aportará beneficios.

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Paso a paso (7) – Planificando

Llevamos ya un mes procesando nuestra bandeja de entrada de manera muy rudimentaria. Nuestro método no será del todo efectivo en este momento pero lo importante ahora es asentar el hábito. Cuando incorporemos la planificación al procesamiento habremos dado un pasito más.

De planificación en el trabajo se ha hablado mucho y desde hace muchos años. Hay muchos libros y artículos escritos sobre tiempos, dependencias, etc. y sobre sistemas que tienen algo en común: hacen pasar mucho tiempo planificando hasta niveles de detalle que cualquier contratiempo desmonta y convierten el precioso tiempo dedicado a planificar en tiempo perdido.

Lo que yo uso y propongo es un sistema de planificación muy simple, que apenas consume tiempo, y que no planifica al detalle salvo cuando estamos hablando de tiempos muy cercanos (hoy o mañana).

En el anterior artículo de este paso a paso (procesando) proponía usar durante el procesamiento un sistema que reparte las tareas que no se van a realizar hoy o mañana pero que queremos planificar entre dos carpetas:

  • Cuanto antes
  • Planificado

En la carpeta «Planificado» además proponía dejar en el lunes de cada semana lo que quisiéramos hacer esa semana y en el día 1 de cada mes lo que quisiéramos hacer en un mes en concreto.

Con esta estructura ya en marcha mi sistema de planificación es el siguiente:

  1. Diariamente, al principio de la mañana, repaso las carpetas «Hoy» y «Cuanto antes» de manera que en «Hoy» se quedan aquellas tareas que ya ayer estaban en «Hoy» y no pude realizar, y paso de «Cuanto antes» a «Hoy» aquellas que creo que puedo y debo hacer hoy. Además de esas tareas la carpeta «Hoy» contiene aquellas tareas que en algún momento planifiqué para ese día en concreto.
  2. Semanalmente, los lunes, repaso la carpeta «Hoy», que contiene todas aquellas tareas que he ido planificando en el paso de procesar para la semana que empieza. Las que son para hoy las dejo en «Hoy» y el resto las distribuyo entre el resto de dias de la semana o bien las envío a «Cuanto antes» si no se exactamente cuándo voy a realizarlas. Si decido no hacer alguna tarea esta semana la envío al lunes de la semana en la que la piense realizar o al día 1 del mes correspondiente si no se en qué semana la haré.
  3. Mensualmente, el lunes previo al día 1 del mes siguiente, además de distribuir entre la semana las tareas asignadas a esa semana, distribuyo a lo largo de las semanas del mes siguiente las tareas programadas para el día 1 de ese mes. No asigno días concretos salvo para tareas que vaya a realizar esta semana, solo las asigno al lunes de la semana en las que las quiero realizar, de manera que cuando llegue ese lunes, en el paso 2, les asignaré ya su día.

Y eso es todo. El motivo de que el paso 3 lo haga el lunes previo al día 1 es que empecé planificando el mes el día 1 de cada mes, pero según el día de la semana en que cayera el día 1 a veces al distribuir el mes tenía incompatibilidades con la planificación semanal que previamente había hecho, así que ahora hay un lunes cada mes en el que planifico a la vez la semana y el mes siguiente y ya no tengo ese tipo de choques pues lo trato todo en bloque y a la vez.

Ahora toca, como en el resto de pasos, practicar este hábito durante un mes e ir ajustándolo a las circunstancias de cada uno. Hay quien prefiere por ejemplo planificar la jornada siguiente al final de la jornada actual, porque le permite desconectar y descansar mejor saber que ya tiene el día siguiente planificado. Yo ho hice durante un tiempo, pero una vez lograda la confianza total en el sistema ya no me aportaba más tranquilidad planificar a última hora, y decidí hacerlo antes de empezar la jornada para tener un momento más tranquilo antes de entrar a fondo a realizar mis tareas.

Como orientación, excepto los lunes, nunca consumo más de 5 minutos en planificar. Los lunes en los que planifico la semana puedo estirarme hasta los 8 o 10 minutos, y los de cambio de mes pueden llegar a veces hasta los 15, pero nunca invierto más de 15 minutos en este paso.

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Paso a paso (6) – Procesando

procesar

Un mes después de empezar a trabajar el hábito de recoger al vuelo cualquier entrada de información valiosa, puede ser un buen momento para empezar a adquirir el hábito de procesar de manera ordenada esa información.

Los detalles exactos de cómo hacerlo dependen de cada uno. Yo empecé a hacerlo como propone Leo, de Zenhabits, en su libro «Zen to done», y apenas he modificado su rutina, porque me va muy bien.

Esta es mi rutina de proceso, que aplico a cada elemento de mi bandeja de entrada

  1. Decidir si realmente he de hacerlo yo o necesito guardarlo. Si no es asi, eliminar.
  2. Si no he de hacerlo yo enviarlo a quien tenga que hacerlo. Si me interesa conocer el resultado de esa acción añado una tarea para mi que es «verificar el resultado de xxxx» y la envío a la bandeja «En espera».
  3. Si he de hacerlo yo y puedo hacerlo en dos minutos lo hago y elimino la entrada.
  4. Si implica acción y lleva más de dos minutos la envío a una carpeta que decido rápidamente.

Y eso es todo. Yo lo hago dos veces por día.. La clave para que funcione bien es hacerlo con TODOS los elementos de la bandeja de entrada hasta vaciarla. Dejar cualquier elemento ahí implica que no quieres tomar una decisión ahora, y eso no es una buena práctica, por el hecho en sí de aplazar la decisión y porque puede hacer que se vaya llenando la bandeja de entrada y que cada vez te de más pereza procesarla porque cada vez te cuesta más al encontrarte más de esos elementos incómodos con los que no sabes qué hacer.

Por mi experiencia, creo que vale también la pena prestar mucha atención a la regla de los dos minutos. Si la aplicas de manera estricta puedes aligerar mucho tu lista de tareas y facilitar el trabajo de tus colaboradores, ya que muchas esperas se ocasionan por acciones que no llevan más de dos minutos pero que el responsable de hacerlas va aplazando.

En el paso 4 hablo de enviar la acción a realizar a una carpeta. También el número exacto y nombre de las carpetas es algo personal. En mi caso me ha venido bien la denominación clásica de GTD:

  • Hoy: tareas que he de hacer hoy mismo
  • Cuanto antes: en mi caso esta carpeta contiene lo que voy a hacer en un plazo máximo de una semana. Si veo que no va a poder ser no lo dejo en esta carpeta, ya que se me llena demasiado y no puedo gestionarla bien.
  • Planificado: asigno una fecha a la tarea. Si no soy capaz de fijar una fecha exacta la asigno al lunes de la semana en la que la pienso hacer. Si no soy capaz de fijar la semana la asigno al día 1 del mes en el que la pienso hacer. En el próximo hábito, planificar, veremos por qué.
  • En espera: tareas que no puedo hacer hasta que ocurra algo o hasta que alguien haga algo.
  • Futuro: tareas o proyectos que guardo para no olvidar pero que no voy a abordar a corto ni medio plazo.

Si ya has adquirido el hábito de recoger, la adquisición de este nuevo hábito puede ya por si solo marcar un antes y un después en tu trabajo.

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Paso a paso: 5 – La increible potencia del hábito de recoger

En el anterior post de la serie «paso a paso» hablaba del hábito de recoger al vuelo todo aquello que tenemos que hacer en el momento en que surge, y hacerlo de manera ordenada y fiable, garantizando que revisamos la lista de tareas por hacer como mínimo cada día.

En posteriores artículos iremos refinando este hábito para hacerlo todo lo efectivo que sea posible, pero el simple hecho de hacerlo así, anotando todo en un lugar fiable y revisando a diario ya produce grandes beneficios.

Nuestra memoria a corto plazo es un sistema bastante caótico, de capacidad limitada y que necesita ir refrescandose cada cierto tiempo. De alguna manera se parece a la memoria RAM de un ordenador: su capacidad es limitada y mucho menor que la memoria a largo plazo (disco duro) y si se corta la corriente la información se pierde.

Nuestro cerebro almacena de manera diferente aquello que cree que va a necesitar «para siempre» y aquello que sabe que tiene fecha de caducidad y ya no tendrá sentido en cierto plazo. Este tipo de información necesaria a corto/medio plazo y que ya no se necesitará en el futuro pasa a esa memoria a corto plazo que cuando confiamos en ella juega malas pasadas a nuestra productividad. Si metemos algo en nuestra memoria a corto plazo y surge un asunto importante que impide que refresquemos con cierta frecuencia esa información acaberemos olvidándola. En cambio, si no tenemos algo que nos mantenga totalmente absortos, nuestro cerebro se asegurará de no olvidad esa informacion trayéndola a primer plano cuando le venga bien, independientemente de que en ese momento podamos hacer algo al respecto o no, interrumpiento con ese «flash» los pensamientos que tengamos en ese momento.

Un ejemplo muy simplón:

Nos despertamos por la mañana. Hoy vamos a comer arroz pero vemos que no hay arroz. Tomamos nota mental: «comprar arroz cuando salga del trabajo». Durante la mañana estamos trabajando y nos vienen flashes que nos dicen «recuerda comprar arroz», aunque evidentemente en ese momento poco podemos hacer por eso, y solo contribuyen a hacernos perder la concentración y mantenernos preocupados por si lo olvidamos. Nuestra memoria necesita no olvidar esa tarea y la trae a primer plano periódicamente pues es su manera de «resfrescar» esa información y conseguir que no se pierda. Entramos en una reunión y de nuevo ahi se presenta «compra arroz», y nuestra mente, sin que nos demos cuenta, empieza a elucubrar dónde lo compraremos. Salimos de nuestra reunión y volvemos al trabajo. A última hora nos llama un cliente con un problemón, salimos de la oficina dando vueltas al tema, cogemos el coche, incluso pasamos por delante del supermercado, llegamos a casa, ponemos la llave en la cerradura y entonces vuelve el flash «tenía que haber comprado arroz».

La forma de evitar estos pensamientos y recordatorios mentales que surgen cuando menos los necesitas y se van justo cuando los necesitas es simple y a la vez dificil de implantar al 100%: tener un sistema que nos garantice que todo aquello que es importante hacer está anotado en él y que nos garantice que lo revisamos con la frecuencia necesaria para saber que nada de lo que esté anotado va a quedar sin hacer en el momento en que se debe hacer.

¿Como se que he conseguido que mi sistema funcione? Se sabe. En el momento en que lo logras y estableces el hábito y las rutinas necesarias para que tu sistema funcione y puedas confiar en él al 100% tu mente deja de hacerte esas jugarretas, porque ya no necesita refrescar nada. Eres consciente de que cualquier cosa que tengas que hacer al salir del trabajo está anotada, y como ya has adquirido el hábito de revisar rápidamente tu lista antes de abandonar la oficina estás absolutamente tranquilo de que no vas a dejarlo sin hacer.

Como la mente no distingue entre tareas de trabajo y personales a la hora de traerlas a la mente en momentos inoportunos, mi recomendación es anotarlo todo, ya sea peronal o profesional, pues en mi caso ha sido cuando he dado el paso de anotar también mis tareas personales cuando he notado el «click» en mi cabeza que me ha permitido trabajar realmente tranquilo y disfrutar de mi ocio también totalmente tranquilo y con la seguridad de no estar dejando nada importante por hacer.

El motivo de poner ester hábito en primer lugar y dedicarle un mes entero a adquirirlo y hacerlo bien es que deja tu mente en un estado óptimo para empezar a adquirir otros hábitos que pueden requerir más concentración. Por eso es importante trabajarlo bien y en solitario, sin intentar adquirir otros hábitos a la vez. Si trabajas bien este, el resto vana a ser mucho más fáciles de adquirir.

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Paso a paso: 4 – El hábito de recoger

Tras exponer en los anteriores posts como preparar el entorno y como considero que se debe empezar, pasamos a hablar de los hábitos concretos que debemos empezar a adquirir o modificar.

A cada uno de ellos le dedicaremos tiempo en exclusiva, sin intentar cambiar o adquirir otro hábito mientras estamos trabajando en él. La mayoría de libros y artículos hablan de que son necesarios 30 dias para fijar un hábito, aunque creo que eso depende en gran manera del esfuerzo que requiera y de lo rápido que se van las ventajas de aplicarlo.

En mi caso el hábito de recoger no me costó más que un par de semanas tenerlo totalmente integrado, porque los resultados vinieron tan rápido que ya no podía dejar de hacerlo. Es sin duda uno de los hábitos más simples y a la vez más potentes para ser más productivo.

Consiste ni más ni menos que en anotar inmediatamente, en el momento en que surge, cualquier tarea que tengas que hacer o cualquier idea que necesites desarrollar y no quieras olvidar.

¡Eso ya lo hago yo! puede ser la respuesta de muchos, y yo también lo hacía, pero mal.

Para que el hábito de recoger funcione hay que aplicarlo bien, y aplicarlo bien supone una serie de premisas:

  • Siempre debes tener a mano tu herramienta de toma de notas. Siempre significa que incluso cuando te vas a dormir te la llevas a la mesita de noche por si te viene algo a la cabeza sin quererlo.
  • El sistema que elijas para recopilar tus tareas pendientes no admite posibilidad de pérdida. No valen post-it pegados por la pantalla, papeles que se pierden entre otros papeles, etc. Debe ser un sistema en el que confies plenamente.
  • Vuelcas todo lo que tienes que hacer en él. No dejas cabos sueltos.
  • La manera de administrar ese sistema implica que diariamente vas a revisar tu lista de tareas de arriba a abajo para asegurarnos de no dejar nada en el olvido y eliminar las tareas ya hechas.

Hay otros requisitos que se le podrían pedir para optimizarlo, pero con estos cuatro ya tienes un sistema de recopilación que va a funcionar. En mi caso uso dos herramientas para recoger: una pequeña libreta cuando no estoy frente al ordenador y un programa de gestión de listas de tareas en mi ordenador.

El sistema principal es el programa en mi ordenador, así que cada día una de mis primeras tareas consiste en volcar lo que recogí el día anterior en mi libreta al ordenador, manteniendo así un único punto donde administrar y revisar mis tareas. Esto es muy importante: aunque tengas más de un punto de entrada de tareas, llévalas todas ellas a un único sistema de administración y revisión, y haz que sea lo más simple posible. No dejes emails en la bandeja de entrada para saber que tienes que hacer algo con ellos. Pasa la acción que tengas que hacer a tu lista de tareas y archiva el email.  Este fue uno de mis primeros grandes errores: por la pereza de simplemente copiar y pegar el enlace de gmail a mi lista de tareas dejaba muchas tareas que me llegaban por email en la bandeja de entrada, con lo que nunca tenía una visión global de mi día a día ni podía revisar la situación en un único lugar. No confiaba plenamente en mi lista de tareas, pues estaba incompleta, con lo que no me servía de gran cosa.

Adquirir el hábito consiste en mantenerse alerta para recordar anotar al vuelo cualquier nueva tarea que surja, ya venga por email, teléfono, por una visita a nuestra mesa o porque lo recordamos de pronto. Este último caso de recordar algo de pronto se dará con frecuencia al principio, y si disminuye con el tiempo es un buen indicador de que lo estás haciendo bien. Si llevas ya un tiempo con este hábito y sigues recordando muchas cosas «de repente», en esos «flash» que a veces nos vienen a la mente, es que no estás realmente anotando todo cuando surge.

De momento no vamos a hacer más que dos cosas para fijar este hábito en nuestro día a día:

  • Anotar en el momento en que surge cualquier tarea o idea que necesitemos no olvidar.
  • Revisar todas las mañanas (o tardes) la lista para tachar lo que ya esté hecho o ya no haya que hacer y decidir entre todas las tareas cuales son las siguientes que vamos a realizar.

Si cuando lees este post ya hay escritos otros sobre más hábitos, puedes sentirte tentado a intentar adquirir varios a la vez. No lo hagas. Es muy importante dedicar a cada hábito tiempo y atención exclusiva. Estar centrado en él y solo en él aumenta mucho las posibilidades de éxito. Esto vale tanto para adquirir hábitos como para ejecutar tareas, proyectos, etc.: concentración siempre es mejor que dispersión. Enfocarse y dedicarse a menos cosas en un momento en concreto siempre va a producir más que intentar abarcar mucho al mismo tiempo.

La duda ante este hábito tan aparentemente simplón suele ser: ¿realmente esta tontería va a suponer un cambio importante en mi trabajo? Si lo haces bien sí, te lo garantizo, y si llevas este hábito también a las tareas de tu vida fuera del trabajo va a suponer un cambio importante en tu vida. En el siguiente artículo veremos por qué.

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Paso a paso: 3 – ¿Por donde empiezo?

Me he hecho varias veces esa pregunta y solo la última vez encontre mi respuesta, que no tiene por qué ser la tuya, pero que voy a explicar.

Mi caso es el típico de persona agobiada por una cantidad de tareas pendientes creciente, sin control sobre ellas, con la sensación de que nunca va a ser posible abordarlas todas y con problemas incluso para tener bajo control todo lo que hay que hacer, olvidando o extraviando en ocasiones temas pendientes.

En esta situación empecé a leer sobre productividad y empecé a probar a poner en marcha algunos consejos. La mayoría de los libros y artículos que leí hablaban de cambiar hábitos que yo llamo de nivel alto: proactividad, perspectiva, autocontrol, etc. Hábitos que requieren estar centrado y dedicar una buena cantidad de energía si no los tienes adquiridos.

En circunstancias más tranquilas mi proactividad es alta, actuo con bastante perspectiva y no tengo demasados problemas de autocontrol, pero en el momento en que empecé andaba bajo mínimos de todo ello, así que decidí empezar a probar algunos consejos para mejorar en esos campos. El resultado fue un desastre, porque mis tareas que crecían sin parar no me dejaban centrarme en ninguno de esos aspectos y me mantenían demasiado preocupado para poder centrarme en ellos.

Otros libros y artículos hablaban de ponerse objetivos, indicadores, hacer un seguimiento, incluso tener una visión y una misión claros. Me pasaba lo mismo: mi día a día me impedía centrarme en nada de esto, aunque en cierta manera esta forma de trabajar me ha funcionado, pero a menor escala.

Así pues decidí invertir el orden de los factores y centrarme primero en lo que yo llamo hábitos de nivel bajo: pequeñas y simples acciones a realizar cada día que me permitieran tomar el control de mis tareas. Una vez conseguido eso ya hablaríamos de los habitos de nivel alto, pero sin tener los de nivel bajo resueltos, los de nivel alto se me antojaban imposibles.

Decidí trabajar con objetivos, pero en lugar de definir objetivos a largo plazo referentes a mis resultados (que no iba a poder seguir por mi excesivo trabajo), me puse un objetivo muy concreto y a corto plazo: tomar el control de mis tareas en un par de meses y dominar yo mi trabajo en lugar de dominarme él a mi.

Si pretendes correr una maratón y te estás fumando dos paquetes diarios, mejor primero coge el hábito de no fumar (nivel bajo) y luego ponte a entrenar a fondo (nivel alto). Si lo haces al revés puede que dejes trozos de tus pulmones por el camino.

Yo defino los hábitos de nivel alto como aquellos que te van a permitir la mejora contínua en el futuro. Loshábitos de nivel bajo, en cambio, son el mínimo imprescindible para poder sobrevivir en el presente sin grandes problemas. Sin tener los primeros bien fijados es muy difícil siquiera pelear por los segundos.

En los siguientes artículos iré explicando la serie de hábitos de nivel bajo que he ido adquiriendo durante este año y que me han permitido tener a mis tareas bajo control mientras, como efecto secundario, tenían repercusiones positivas en hábitos de nivel alto casi sin darme cuenta.