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Standing desktop o trabajar de pie

Si hay algo que me gusta del inglés es lo bien que suena cualquier nombre que le pongas a cualquier cosa que se te ocurra. Porque si dices que trabajas con un «standing desktop» pareces lo más de lo más, pero si dices que «trabajas de pie» eres una cosa rara donde las haya.

Decidí hacer la prueba de trabajar de pie, es decir, con un «standing desktop» tras leer varios artículos en los que la gente lo había probado y a algunos les iba bien.

La mayoría de ellos enlazan a varios artículos sobre los peligros de estar demasiado tiempo sentados. Os dejo alguno de ellos a continuación (extraidos de zenhabits.net):

Como me gusta pasear cuando tengo que pensar y además tengo la espalda machacada de tantas horas de silla, pensé que igual el cambio me iba bien: igual me ayuda a centrarme al permitirme más movilidad cuando tengo que darle vueltas a la cabeza, y mi espalda puede que se recupere un poco.
Así que le puse un soporte de teclado que tenía guardado a una estantería e hice la prueba durante unas semanas.

Conclusiones:

  • «Elegí un mal día para dejar de fumar»: Como comentaba en mi anterior artículo estoy más cansado de lo habitual, así que no ha sido buena idea pasar a estar de pie en este momento…
  • En cuanto a mi espalda no le he dado el tiempo suficiente para saber si mejora o no con el cambio.
  • Al contrario de lo que creía, mi capacidad de concentración ha disminuido, debido a un efecto que he bautizado como la canción de Aute: el efecto «pasaba por aquí». Este efecto consiste en que mi cabeza está tan acostumbrada a que cuando estoy de pie frente a un ordenador es para arreglar algo puntual que mi cerebro parece estar constantemente en ese modo, el de arreglar alguna cosa y luego ir a sentarse para concentrarse. Me paso el día diciendome: «ya toca concentrarse», cosa que no me ocurre sentado.
  • Físicamente se ha de notar. Al final del día las piernas están doloridas y el estado general es de estar más cansado. Me imagino que con tiempo esos efectos disminuirán porque todo lo físico requiere entrenamiento.

En fin, que de momento he desistido y me he vuelto a sentar, aunque puede que en otro momento en el que esté menos cansado y tenga más tiempo para trabajar en el tema de conseguir concentrarme de pie lo intente de nuevo. Ahora no me es posible perder tiempo por falta de concentración.

También tengo pendiente buscar información sobre los riesgos de permanecer mucho tiempo de pie sin caminar, porque seguro que los hay (aparte del ya conocido de desarrollar venas varicosas en quien tiene tendencia a ello). Es muy diferente estar caminando a estar simplemente de pie. Lo primero es muy sano, lo segundo me temo que no tanto. Pero para todo hay solución si hay pasta: un escritorio para trabajar mientras caminas (http://shop.trekdesk.com/TrekDesk-Treadmill-Desk/M/B002IYRBI0.htm).

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Otro tipo de empleo

Acabo de comprar un software a través de la web de una empresa y me ha llamado la atención el anuncio en el que indican que están buscando gente para trabajar con ellos. El anuncio está en inglés, así que me permito traducirlo casi literalmente a continuación. Tras detallar los puestos que necesitan cubrir pasan a la sección en la que explican su modo de trabajo:

Cómo trabajamos

Somos lo que podrías llamar una «empresa virtual». Tenemos una oficina, pero nunca hay nadie allí. Todos trabajamos desde casa.

Nuestra oficina real es Basecamp (una webapp para gestionar proyectos) y Skype. Cuando nos necesitamos nos enviamos un email, chateamos o hablamos.

No hay máquina de café ni de agua fria. A cambio, el horario de trabajo es flexible, no hay desplazamientos  y tendrás más horas para estar con tu familia y tus amigos.

Nos hace muy felices aceptar a gente de cualquier lugar del mundo.

La oficina en muchos casos no es más que un gasto innecesario para el empleador y una pérdida de tiempo para el empleado cuando los hábitos de trabajo son buenos y el entorno de trabajo es el adecuado. Es cuestión de tiempo que todo el mundo se vaya dando cuenta y las empresas empiecen a cambiar ambas cosas para dejar de perder tiempo y dinero.

Desde el punto de vista del empresario, si compites con una empresa que puede funcionar bien con su gente trabajando donde quiera tienes tres importantes desventajas:

  • Tienes más gastos de estructura que ellos.
  • Sus métodos de trabajo serán casi seguro más productivos que los tuyos, pues es casi imposible funcionar sin oficina si no es así. Eso significa que tienes más gastos por costes de no calidad del trabajo que ellos.
  • Puedes sufrir una fuga de tus empleados más valiosos sin que siquiera tu competencia tenga que pagarles más que tu. Se irán porque no podrás igualar las condiciones laborales que les ofrecerán.

La mayor parte de las oficinas serían ya hoy mismo prescindibles con sólo trabajar de otra manera y utilizar la tecnología adecuada. Lo más difícil, como ocurre con cualquier tipo de cambio: reemplazar los hábitos de trabajo adquiridos en la era del papel, el fax, el teléfono y la visita al despacho por nuevos hábitos válidos para la era de la digitalización y la nube.

Servidores en la nube con una empresa fiable, usuarios con escritorios virtualizados, un entorno adecuado para compartir información y proyectos, hábitos adaptados a la nueva era y basados en la productividad, no en tiempo de calentamiento de silla… Para muchas empresas parece una utopía, pero cada vez hay más ejemplos que demuestran que no lo es.

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Paso a paso (6) – Procesando

procesar

Un mes después de empezar a trabajar el hábito de recoger al vuelo cualquier entrada de información valiosa, puede ser un buen momento para empezar a adquirir el hábito de procesar de manera ordenada esa información.

Los detalles exactos de cómo hacerlo dependen de cada uno. Yo empecé a hacerlo como propone Leo, de Zenhabits, en su libro «Zen to done», y apenas he modificado su rutina, porque me va muy bien.

Esta es mi rutina de proceso, que aplico a cada elemento de mi bandeja de entrada

  1. Decidir si realmente he de hacerlo yo o necesito guardarlo. Si no es asi, eliminar.
  2. Si no he de hacerlo yo enviarlo a quien tenga que hacerlo. Si me interesa conocer el resultado de esa acción añado una tarea para mi que es «verificar el resultado de xxxx» y la envío a la bandeja «En espera».
  3. Si he de hacerlo yo y puedo hacerlo en dos minutos lo hago y elimino la entrada.
  4. Si implica acción y lleva más de dos minutos la envío a una carpeta que decido rápidamente.

Y eso es todo. Yo lo hago dos veces por día.. La clave para que funcione bien es hacerlo con TODOS los elementos de la bandeja de entrada hasta vaciarla. Dejar cualquier elemento ahí implica que no quieres tomar una decisión ahora, y eso no es una buena práctica, por el hecho en sí de aplazar la decisión y porque puede hacer que se vaya llenando la bandeja de entrada y que cada vez te de más pereza procesarla porque cada vez te cuesta más al encontrarte más de esos elementos incómodos con los que no sabes qué hacer.

Por mi experiencia, creo que vale también la pena prestar mucha atención a la regla de los dos minutos. Si la aplicas de manera estricta puedes aligerar mucho tu lista de tareas y facilitar el trabajo de tus colaboradores, ya que muchas esperas se ocasionan por acciones que no llevan más de dos minutos pero que el responsable de hacerlas va aplazando.

En el paso 4 hablo de enviar la acción a realizar a una carpeta. También el número exacto y nombre de las carpetas es algo personal. En mi caso me ha venido bien la denominación clásica de GTD:

  • Hoy: tareas que he de hacer hoy mismo
  • Cuanto antes: en mi caso esta carpeta contiene lo que voy a hacer en un plazo máximo de una semana. Si veo que no va a poder ser no lo dejo en esta carpeta, ya que se me llena demasiado y no puedo gestionarla bien.
  • Planificado: asigno una fecha a la tarea. Si no soy capaz de fijar una fecha exacta la asigno al lunes de la semana en la que la pienso hacer. Si no soy capaz de fijar la semana la asigno al día 1 del mes en el que la pienso hacer. En el próximo hábito, planificar, veremos por qué.
  • En espera: tareas que no puedo hacer hasta que ocurra algo o hasta que alguien haga algo.
  • Futuro: tareas o proyectos que guardo para no olvidar pero que no voy a abordar a corto ni medio plazo.

Si ya has adquirido el hábito de recoger, la adquisición de este nuevo hábito puede ya por si solo marcar un antes y un después en tu trabajo.

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¿Producir o llenar 8 horas?

Cuando una empresa logra implantar de manera efectiva el teletrabajo obtiene a cambio una gran cantidad de ventajas. Lo curioso es que buena parte de esas ventajas las puede obtener de igual manera manteniendo a los empleados en la oficina pero con los hábitos de trabajo que son necesarios para que el trabajo desde casa tenga éxito.

Son dos, a mi modo de ver, los principales obstaculos que hacen que las empresas no se planteen el teletrabajo como su sistema principal de organización:

  • Los empresarios no tienen métodos que les permitan medir la productividad de sus empleados, por lo que recurren a lo único que sí pueden medir: que estén 8 horas presentes en la oficina, con la esperanza que que estando allí estarán haciendo algo productivo.
  • El perfil medio del empleado (al menos en España) dista mucho de ser el necesario para poder trabajar sin control externo: se necesitan altas dosis de responsabilidad, organizar el trabajo en base a objetivos y capacidad para organizar el tiempo dedicándose en cada momento a aquello que le acerque más a sus objetivos.

Así pues, una empresa que quiera funcionar con trabajadores fuera de la oficina necesita abordar esos dos puntos de manera ineludible:

  • Tanto el empresario como los directivos y mandos intermedios deben buscar la manera de disponer de medios para supervisar la productividad de sus colaborarores en lugar de supervisar la cantidad de horas que calientan la silla, y todos los empleados deben disponer de medios para evaluar su propio trabajo y corregir el rumbo cuando sea necesario.
  • Los empleados deben recibir la formación necesaria para trabajar de manera autónoma y responsable, sin necesidad de estímulo o presión externa para hacer bien su trabajo, organizando su trabajo alrededor de unos objetivos que cumplir, a ser posible definidos por él mismo.

No todos los empresarios son capaces de hacer una apuesta seria por controlar productividad en lugar de horas, y no todos los empleados son capaces de cambiar su forma de trabajo hacia la responsabiidad y el cumplimiento de objetivos, pero cuando hay una apuesta por ambas partes de avanzar por este camino los resultados mejoran de manera inevitable. Y mejoran con independencia de que estos cambios lleven al final a los trabajadores a trabajar en remoto o sigan en la oficina.

Mejoran porque los empresarios y directivos empiezan a tener información de lo que de verdad es importante acerca de sus empleados y colaboradores, y porque los empleados empiezan a trabajar como «adultos», como personas responsables que saben lo que tienen que hacer, lo hacen porque tienen que hacerlo y es importante para ellos y mantienen un seguimiento contínuo de su trabajo para comprobar que no se apartan de sus objetivos.

El cambio hacia este modo de gestión se está produciendo ya de manera lenta pero imparable. En España, como de costumbre, las ondas llegan tarde. Parece que nos mantenemos en la orilla del estanque, y cuando cae una piedra en el centro somos los últimos en enterarnos. De la mano de multinacionales se empezó a trabajar de esta manera en muchas empresas y poco a poco son más las que se apuntan al que sin duda será el sistema de funcionamiento de las empresas en el siglo XXI.

El futuro a medio plazo de la oficina no tiene nada que ver con lo que hoy es una oficina. Tal como yo lo veo la oficina del futuro no muy lejano es dispersa, no tiene un lugar físico común de trabajo. Habrá quien trabaje desde casa y habrá quien no quiera o pueda hacerlo, con lo que se dirigirá a algún despacho alquilado a tal fin cerca de su casa, para evitar grandes desplazamientos, y trabajará desde allí. Las reuniones necesarias (y solo las necesarias) se realizarán también en lugares alquilados a tal fin o en la sede central de la empresa si es que por el producto que vende necesita de esa sede central para almacenar o producir.

Los gobiernos acabarán subvencionando el teletrabajo en cuanto echen cuentas de las emisiones de CO2 que se pueden evitar si todo el ejército de trabajadores de oficina que se mueven cada día se quedan en casa o acuden a un edificio de alquiler de despachos cerca de su casa, al que pueden llegar a pie o en un breve desplazamiento en transporte público.

Pero antes de llegar a ese punto es necesario trabajar en los dos aspectos mencionados antes: el control de lo verdaderamente importante y el trabajo responsable. Con estas dos piezas en marcha el hecho de implantar o no el teletrabajo es una decisión que ya no tiene gran relevancia para el empresario, aunque puede tenerla para el empleado por la mejora que puede suponer en su calidad de vida.

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Paso a paso: 3 – ¿Por donde empiezo?

Me he hecho varias veces esa pregunta y solo la última vez encontre mi respuesta, que no tiene por qué ser la tuya, pero que voy a explicar.

Mi caso es el típico de persona agobiada por una cantidad de tareas pendientes creciente, sin control sobre ellas, con la sensación de que nunca va a ser posible abordarlas todas y con problemas incluso para tener bajo control todo lo que hay que hacer, olvidando o extraviando en ocasiones temas pendientes.

En esta situación empecé a leer sobre productividad y empecé a probar a poner en marcha algunos consejos. La mayoría de los libros y artículos que leí hablaban de cambiar hábitos que yo llamo de nivel alto: proactividad, perspectiva, autocontrol, etc. Hábitos que requieren estar centrado y dedicar una buena cantidad de energía si no los tienes adquiridos.

En circunstancias más tranquilas mi proactividad es alta, actuo con bastante perspectiva y no tengo demasados problemas de autocontrol, pero en el momento en que empecé andaba bajo mínimos de todo ello, así que decidí empezar a probar algunos consejos para mejorar en esos campos. El resultado fue un desastre, porque mis tareas que crecían sin parar no me dejaban centrarme en ninguno de esos aspectos y me mantenían demasiado preocupado para poder centrarme en ellos.

Otros libros y artículos hablaban de ponerse objetivos, indicadores, hacer un seguimiento, incluso tener una visión y una misión claros. Me pasaba lo mismo: mi día a día me impedía centrarme en nada de esto, aunque en cierta manera esta forma de trabajar me ha funcionado, pero a menor escala.

Así pues decidí invertir el orden de los factores y centrarme primero en lo que yo llamo hábitos de nivel bajo: pequeñas y simples acciones a realizar cada día que me permitieran tomar el control de mis tareas. Una vez conseguido eso ya hablaríamos de los habitos de nivel alto, pero sin tener los de nivel bajo resueltos, los de nivel alto se me antojaban imposibles.

Decidí trabajar con objetivos, pero en lugar de definir objetivos a largo plazo referentes a mis resultados (que no iba a poder seguir por mi excesivo trabajo), me puse un objetivo muy concreto y a corto plazo: tomar el control de mis tareas en un par de meses y dominar yo mi trabajo en lugar de dominarme él a mi.

Si pretendes correr una maratón y te estás fumando dos paquetes diarios, mejor primero coge el hábito de no fumar (nivel bajo) y luego ponte a entrenar a fondo (nivel alto). Si lo haces al revés puede que dejes trozos de tus pulmones por el camino.

Yo defino los hábitos de nivel alto como aquellos que te van a permitir la mejora contínua en el futuro. Loshábitos de nivel bajo, en cambio, son el mínimo imprescindible para poder sobrevivir en el presente sin grandes problemas. Sin tener los primeros bien fijados es muy difícil siquiera pelear por los segundos.

En los siguientes artículos iré explicando la serie de hábitos de nivel bajo que he ido adquiriendo durante este año y que me han permitido tener a mis tareas bajo control mientras, como efecto secundario, tenían repercusiones positivas en hábitos de nivel alto casi sin darme cuenta.

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Paso a paso: 2 – Cómo ordené mi escritorio

En mi caso poner orden de una vez en mi zona de trabajo resultó más fácil de lo habitual, ya que hace unos meses nos mudamos de casa. Como todo estaba dentro de cajas, el proceso fue el siguiente. Dispuse un mueble con tres cajones y  tres cajas vacías, a las que llamaremos papelera, papelera programada y archivo (en realidad la caja archivo eran varias cajas pequeñas). Cada elemento que salía de una caja era sometido al siguiente par de preguntas:

1 – ¿Lo necesito?

  • Si la respuesta era «no», o «puede que en unos años» iba directo a papelera.
  • Si la respuesta era «puede que en unos meses» iba a papelera programada.
  • Si la respuesta era «no, pero tengo que guardarlo» (garantías, nóminas, etc.) iba a unas bonitas cajas archivadoras de Ikea.
  • Si la respuesta era «sí» pasaba a la pregunta 2

2- ¿Lo necesito a diario?

  • Si la respuesta era «sí» iba encima de la mesa.
  • Si la respuesta era «no, pero sí frecuentemente» iba a la cajonera, de momento sin orden concreto.
  • Si la respuesta era «muy a la larga» iba a las cajas archivadores de Ikea, de momento también sin orden concreto.

ArchivoUna vez todo fuera de las cajas originales, la caja papelera va a la basura sin miramientos (regalando, vendiendo o reciclando lo que sea util), la caja papelera programada se etiqueta con una fecha y se guarda donde no moleste demasiado, la cajonera con los objetos de uso habitual se ordena de manera que tenga sentido para ti y no pierdas tiempo buscando, y el archivo se ordena también de alguna manera lógica. Yo lo tengo en cajas, pero puede valer cualquier otro sistema.

La caja papelera programada en teoría se deja durante un periodo de tiempo prudencial (entre 6 meses y un año) y si en ese periodo no se ha abierto se tira todo lo que contiene (o se regala, vende, recicla, etc.). En la práctica estoy seguro de que no la abriré en ese periodo, pero no creo que sea capaz de deshacerme de ella sin más. Seguro que acabo de nuevo revisando, tirando algunas cosas y dejando de nuevo otras para revisar más adelante.

Una vez conseguido este orden inicial, el truco para conservarlo es hacer las dos mismas preguntas a cada nuevo objeto que aparezca en nuestra vida, para que pase a ocupar su lugar correspondiente. Nunca hay que dejar un objeto sin un lugar asignado, o en poco tiempo tendremos que ordenar de nuevo nuestro espacio de trabajo.

No es neesario realizar todas estas acciones de golpe. En mi caso tengo el escritorio y la cajonera ordenados pero la caja de archivo sigue sin ordenar. Como esto no es prioritario para poder trabajar a gusto cada día lo he dejado para cuando tenga otros asuntos prioritarios ya resueltos.

Tanto este método como muchos otros permiten crear primero orden y luego mantenerlo. Cada cual debe elegir uno que le vaya bien, pero sobre todo que le funcione. Como ya veremos, mantener el orden y la simplicidad de nuestro espacio de trabajo es una pìeza importante para conseguir mantenernos relajados y centrados.

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Paso a paso: 1 – preparar el entorno

Cuando comento que trabajo en casa creo que buena parte de la gente me imagina tirado en el sofá con el portatil en las rodillas, una imagen que puede resultar tentadora para algunos pero que no es nada real, ni nada efectiva si intentas llevarla a cabo.

Tener una zona reservada para trabajar, diferente a la zona de esparcimiento u ocio es primordial por muchas razones:

  • Te ayuda a centrarte. Sabes que cuando estás allí es sin duda para trabajar.
  • Si vives acompañado te ayuda a aislarte de las distracciones que pueden provocar el resto de habitantes de la casa. Esto es especialmente importante si hay niños en casa.
  • Vivas solo o acompañado te protege de otro tipo de distracciones, digitales o no, siempre que el entorno de trabajo cumpla unos requisitos mínimos (no puedes tener la ps3 al lado de tu ordenador de trabajo, lo siento).
  • Permite tener una zona de trabajo organizada y optimizada, lo que es dificil si tu zona de trabajo debe ser compatible con otras actividades.

oficina en casa ¿Como debe ser una zona de trabajo en casa? Pues cada uno tiene sus preferencias. Yo he optado por crear una zona que sobre todo sea simple y ordenada.

Eso implica que están a la vista solo los elementos esenciales que necesito cada día, están en 4 cajones al alcance de la mano los elementos que necesito esporádicamente y archivado lejos de mi lo que necesito muy a la larga.

En nuestra anterior vivienda tenía una habitación en la que cerraba la puerta cuando mis hijas estaban en casa, de manera que quedaba aislado del exterior. En esta nueva casa no dispongo de una habitación con puerta, ya que la zona de trabajo está en un altillo abierto al salón. Esto hace que ahora el ruido sea mayor en el periodo en el que mi horario laboral es incompatible con su horario escolar, lo cual soluciono con música a través de los auriculares que se ven en la foto. Ellas ya saben que no respondo mientras estoy en las alturas y que mientras estoy allí hay una puerta imaginaria bajo las escaleras que no debe cruzarse.

En cuanto a mi escritorio lo que hay es lo que se ve: teclado, ratón, el iMac con su disco para Time Machine, el teléfono móvil, mis auriculares, un pendrive para archivar todo aquello que no necesito tener en Dropbox porque no estoy trabajando en ello ahora, una segunda pantalla para aumentar mi productividad cuando programo webs y mi bloc de notas. El bloc de notas no lo utilizo mientras estoy frente al ordenador, ya que tomo las anotaciones directamente en mi sistema de organización. Está ahi porque cada mañana vuelco en el sistema las notas que he tomado en él cuando no estaba en la oficina.

Eso es lo que utilizo casi cada día y por eso está a la vista. El resto oculto, para que no moleste ni distraiga ni transmita sensación de desorden.

Estos son por tanto los requisitos que para mi debe cumplir una zona de trabajo en casa:

  • Simple: a la vista solo lo imprescindible. Muchas cosas a la vista transmiten sensación de agobio, aunque estén ordenadas. Fuera de la vista también solo lo imprescindible. Veremos más adelante como detectar lo prescindible y deshacernos de ello.
  • Ordenada: Nunca debemos perder tiempo en pensar dónde hemos dejado algo. Cada cosa debe tener su sitio. Si no lo tiene hay que buscárselo o plantearnos si esa cosa nos sirve para algo. Todos esos elementos que solemos tener pululando de un lado para otro sin sitio fijo causan sensación de desorden y nos distraen.
  • Tranquila: no puedes trabajar en una zona de paso de la casa o justo al lado de la zona de juego de tus hijos si tu horario de trabajo y su horario de juego coinciden.
  • Agradable: Se trabaja mucho mejor cuando te sientes a gusto en el lugar donde trabajas, por tanto hay que intentar hacer de ese lugar algo agradable. Y no solo el lugar debe ser agradable: las herramientas con las que trabajas cada día también deben serlo. En mi caso el hecho que de largo ha provocado un mayor cambio para hacer más agradable mi espacio de trabajo ha sido cambiar mi pc con Windows por un iMac con OsX, y cambiar mi entorno de desarrollo de Dreamweaver/Aptana a Coda. Explicaré los motivos concretos en otros artículos.

Antes de ponerte a reorganizar tus métodos, cambiar tus hábitos o intentar otras mejoras, creo que vale la pena dedicarle un tiempo a organizar y optimizar el jugar donde vas a trabajar. Te ayudará a dar todos los siguientes pasos más a gusto.